Як працюють паливні картки? Посібник для автопарків вантажних автомобілів

Як працюють паливні картки? Паливні картки дають змогу підприємствам оплачувати паливо без необхідності використання водіями готівки чи особистих банківських карток. Натомість водії використовують спеціальну картку на заправних станціях, що беруть участь у програмі, а покупки фіксуються та виставляються до оплати підприємству.

Для менеджерів автопарків паливні картки можуть спростити процес оплати, підвищити прозорість витрат на паливо та зменшити адміністративне навантаження. Але як вони працюють на практиці і чи варто їх використовувати?

У цьому посібнику ви знайдете всю необхідну інформацію про паливні картки — від здійснення першого платежу до вибору оптимального варіанту для вашого автопарку.

Що таке паливна картка?

Паливна картка — це платіжна картка, призначена спеціально для придбання палива та, залежно від постачальника, інших товарів для автомобілів, таких як AdBlue.

На відміну від звичайної дебетової чи кредитної картки, паливна картка зазвичай прив’язана до корпоративного рахунку та може мати функції, призначені для управління автопарком.

До них можуть належати:

• Централізоване виставлення рахунків: Об'єднання декількох закупівель палива.

• Звітність про операції: Відстеження того, коли, де та скільки палива було придбано.

• Контроль витрат: Обмеження покупок за товаром, сумою або місцем, де це підтримується.

• Доступ до мережі: Надання водіям можливості заправлятися на заправних станціях, що беруть участь у програмі.

Паливні картки використовують підприємства будь-якого розміру — від операторів, які керують одним комерційним транспортним засобом, до великих автопарків.

Як працюють паливні картки? Покрокова інструкція

Процес є досить простим, хоча конкретні особливості та умови оплати можуть відрізнятися залежно від постачальника послуг.

1. Подати заявку на отримання паливної картки

Спочатку підприємство реєструється у постачальника паливних карток. Залежно від постачальника, подання заявки може передбачати надання даних про компанію та проходження кредитної оцінки.

Після затвердження компанія отримує паливні картки, які можна прив’язати до конкретних водіїв або транспортних засобів.

2. Знайдіть АЗС, що бере участь у програмі

Водіям потрібно заїхати на АЗС, де приймають їхню картку.

Деякі паливні картки приймаються у великих мережах, тоді як інші — лише у певних постачальників або в певних місцях.

Для автопарків вантажівок важливо переконатися, що заправна станція може обслуговувати великогабаритні транспортні засоби та забезпечує необхідне паливо.

Наш путівник щодо пошуку найближчої заправки для великовантажних автомобілів пояснює, на що водіям слід звертати увагу під час планування зупинок для заправки.

3. Заправитися та розрахуватися карткою

На заправній станції, що бере участь у програмі, водій заправляє автомобіль і розраховується за допомогою своєї паливної картки.

Залежно від оператора, для підтвердження транзакції може знадобитися ввести PIN-код, реєстраційний номер автомобіля або показники одометра.

Зазвичай водієві не доводиться розраховуватися з власних коштів.

4. Операції фіксуються

Після завершення покупки операція реєструється оператором паливної картки.

Зазвичай менеджери автопарків мають доступ до такої інформації, як:

• Дата та місце придбання.

• Кількість придбаного палива.

• Сума транзакції.

• Картка або транспортний засіб, пов’язаний із покупкою.

Набір доступних звітів залежить від постачальника послуг.

5. Підприємство отримує рахунок-фактуру

Замість того, щоб обробляти окремі платежі від багатьох водіїв, підприємство отримує рахунки-фактури або виписки, що охоплюють його закупівлі пального.

Після цього оплата стягується відповідно до узгоджених умов виставлення рахунків.

Це полегшує відстеження витрат на паливо та ведення фінансової звітності.

Які переваги надають паливні картки для автопарків вантажних автомобілів?

Для підприємств, що експлуатують кілька вантажівок, паливні картки мають низку практичних переваг.

Спрощена система оплати палива

Водії можуть купувати пальне, не маючи при собі великих сум готівки та не використовуючи особисті платіжні картки.

Це зменшує необхідність подавати заяви про відшкодування витрат і робить щоденне заправлення паливом більш зручним.

Кращий контроль за витратами на паливо

Звіти за паливними картками можуть допомогти менеджерам автопарків зрозуміти, куди йдуть їхні кошти.

Аналізуючи операції з паливом, підприємства можуть виявляти нетипові тенденції у витратах, контролювати витрати на паливо та оптимізувати формування бюджету.

Деякі постачальники послуг також пропонують обмеження на покупки та ліміти витрат, щоб допомогти зменшити кількість несанкціонованих транзакцій.

Менше адміністративної роботи

Управління квитанціями про придбання пального від кількох водіїв може забирати багато часу.

Паливні картки дозволяють об’єднати покупки в меншу кількість рахунків-фактур, що зменшує обсяг паперової роботи та спрощує звірку.

Для підприємств, що керують великими парками вантажних автомобілів, це може спростити виконання рутинних адміністративних завдань.

Можлива економія на витратах на паливо

Деякі оператори паливних карток пропонують домовлені ціни на паливо або знижки через мережі, що беруть участь у програмі.

Однак економія не гарантується. Фактична вартість залежить від цін на паливо, комісій за транзакції, покриття мережі та тарифної політики оператора.

Менеджерам автопарків слід порівнювати загальну вартість, а не зосереджуватися виключно на рекламованих знижках.

Паливні картки проти дебетових та кредитних карток

Обидва варіанти дають водіям можливість оплачувати пальне, але паливні картки мають додаткові функції, спеціально розроблені для заправки транспортних засобів у бізнес-цілях.

Для підприємств, що мають у своєму розпорядженні кілька транспортних засобів, особливо корисними можуть виявитися функції звітності та виставлення рахунків, які передбачені паливними картками.

Однак звичайна банківська картка для бізнесу може все ж підійти дрібним операторам з обмеженими потребами у заправці паливом.

Як вибрати підходящу паливну картку для вашого автопарку?

Не всі паливні картки пропонують однакові переваги. Перш ніж обрати постачальника, врахуйте такі фактори.

Мережа АЗС

Чи забезпечує картка доступ до відповідних АЗС на ваших звичайних маршрутах? Для водіїв вантажівок особливо важливими є покриття мережі та доступність для транспортних засобів.

Ціни на паливо та збори

Порівняйте фактичну ціну пального, будь-які комісії за транзакції, комісії за використання картки та інші витрати. Знижена ціна на пальне не завжди означає, що загальна вартість послуги буде нижчою.

Умови оплати

Перевірте, як часто виставляються рахунки-фактури, коли здійснюються оплати та чи передбачені кредитні умови.

Звітність та адміністрування

З’ясуйте, чи надає постачальник інформацію про транзакції, необхідну вашому підприємству для контролю витрат на паливо.

Міжнародні вимоги

Якщо ваш автопарк працює в кількох країнах, перевірте, в яких саме країнах і в яких мережах приймають цю картку. Не всі паливні картки забезпечують міжнародне покриття.

Як працює система заправки SNAP?

SNAP Refuelling допомагає автопаркам вантажівок управляти закупівлями палива за допомогою спеціального рішення на основі паливних карток.

Наше рішення для заправки паливом пропонує автопаркам та водіям більш ефективний спосіб управління закупівлями палива. Завдяки доступу до мережі UK Fuels через SNAP управління заправкою стає простішим, а ціноутворення — прозорішим, з зручними варіантами оплати. 

Завдяки послузі SNAP Refuelling оператори автопарків можуть скористатися такими перевагами:

• Доступ до мережі АЗС у Великій Британії: Заправляйтеся на заправках UK Fuels, що беруть участь у програмі.

• Прозорість цін: Чітка інформація про ціни на паливо та розрахунки.

• Відсутність зобов’язань щодо використання: Більша гнучкість щодо частоти заправки вашого автопарку.

Поширені запитання щодо паливних карток

Чи можна користуватися паливною карткою на будь-якій заправній станції?

Ні. Паливні картки приймаються лише на заправках, що входять до мережі постачальника. Перед поїздкою на заправку завжди перевіряйте, чи приймають там вашу картку.

Чи вигідніше користуватися паливними картками, ніж розраховуватися дебетовою карткою?

Вони можуть бути вигідними, особливо коли емітенти пропонують конкурентні ціни на пальне. Однак розмір економії залежить від емітента, цін на пальне та відповідних комісій. Перед тим, як обрати картку, порівняйте загальну вартість.

Чи можуть малі підприємства користуватися паливними картками?

Так. Паливні картки доступні як для підприємств, що експлуатують один транспортний засіб, так і для великих автопарків. Вимоги щодо права на отримання та кредитоспроможності відрізняються залежно від постачальника.

Чи можна користуватися паливними картками за кордоном?

Деякі паливні картки діють у всьому світі, а інші — лише в окремих країнах. Перед тим, як планувати поїздки за кордон, перевірте, які мережі підтримує ваш оператор.

Чи встановлені ліміти витрат для паливних карток?

Багато емітентів пропонують засоби контролю витрат, такі як ліміти на транзакції або обмеження щодо дозволених покупок. Доступні засоби контролю залежать від типу картки та умов обслуговування рахунку.

Спростіть заправку автопарку за допомогою SNAP

Паливні картки можуть суттєво змінити підхід підприємств до управління закупівлями палива, допомагаючи зменшити адміністративне навантаження, підвищити прозорість витрат та спростити процес оплати для водіїв.

Для автопарків вантажних автомобілів вибір відповідного постачальника послуг передбачає врахування покриття мережі, цін на паливо та того, наскільки легко ця послуга інтегрується в повсякденну діяльність.

Завдяки програмі SNAP Refuelling підприємства можуть отримати доступ до надійної британської мережі АЗС за допомогою спеціальної паливної картки.

Дізнайтеся про заправку SNAP

Дізнайтеся, як SNAP може допомогти вашому автопарку ефективніше управляти закупівлями пального.

Дізнайтеся більше про заправку SNAP