¿Cómo funcionan las tarjetas de combustible? Una guía para flotas de camiones
¿Cómo funcionan las tarjetas de combustible? Las tarjetas de combustible permiten a las empresas pagar el combustible sin que los conductores necesiten dinero en efectivo ni tarjetas bancarias personales. En su lugar, los conductores utilizan una tarjeta específica en las estaciones de servicio adheridas al programa, y las compras se registran y se facturan a la empresa.
Para los gestores de flotas, las tarjetas de combustible pueden simplificar los pagos, mejorar la visibilidad del gasto en combustible y reducir las tareas administrativas. Pero, ¿cómo funcionan en la práctica? ¿Merece la pena utilizarlas?
Esta guía explica todo lo que necesitas saber sobre las tarjetas de combustible, desde cómo realizar tu primer pago hasta cómo elegir la opción más adecuada para tu flota.
¿Qué es una tarjeta de combustible?
Una tarjeta de combustible es una tarjeta de pago diseñada específicamente para la compra de combustible y, dependiendo del proveedor, de otros productos relacionados con los vehículos, como el AdBlue.
A diferencia de una tarjeta de débito o crédito convencional, una tarjeta de combustible suele estar vinculada a una cuenta empresarial y puede ofrecer funciones diseñadas para la gestión de flotas.
Entre ellos pueden figurar:
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Facturación centralizada: Agrupación de múltiples compras de combustible.
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Informes de transacciones: Seguimiento de cuándo, dónde y cuánto combustible se compra.
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Controles de gasto: Restricción de las compras por producto, importe o ubicación, cuando sea posible.
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Acceso a la red: Permitir a los conductores repostar en las estaciones de servicio participantes.
Las tarjetas de combustible las utilizan empresas de todos los tamaños, desde operadores que gestionan un solo vehículo comercial hasta grandes flotas de transporte.
¿Cómo funcionan las tarjetas de combustible? Paso a paso
El proceso es sencillo, aunque las características específicas y las modalidades de pago varían según el proveedor.
1. Solicitar una tarjeta de combustible
En primer lugar, la empresa debe darse de alta con un proveedor de tarjetas de combustible. Dependiendo del proveedor, la solicitud puede implicar facilitar los datos de la empresa y someterse a una evaluación de solvencia.
Una vez aprobada la solicitud, la empresa recibe sus tarjetas de combustible, que pueden asignarse a conductores concretos o a vehículos específicos.
2. Busca una gasolinera adherida al programa
Los conductores deben acudir a una gasolinera que acepte su tarjeta.
Algunas tarjetas de combustible se aceptan en grandes redes, mientras que otras se limitan a determinados proveedores o ubicaciones.
En el caso de las flotas de camiones, es importante comprobar que la estación pueda dar cabida a vehículos de gran tamaño y que disponga del combustible necesario.
Nuestra guía para encontrar una estación de servicio para camiones cerca de ti explica qué deben tener en cuenta los conductores a la hora de planificar las paradas para repostar.
3. Repostar y pagar con la tarjeta
En la estación participante, el conductor repostará el vehículo y utilizará su tarjeta de combustible para pagar.
Dependiendo del proveedor, es posible que sea necesario introducir un PIN, el número de matrícula del vehículo o el kilometraje para autorizar la transacción.
Por lo general, el conductor no tiene que pagar con su propio dinero.
4. Se registran las transacciones
Una vez completada la compra, el proveedor de la tarjeta de combustible registra la transacción.
Los gestores de flotas suelen poder acceder a información como:
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Fecha y lugar de compra.
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Cantidad de combustible adquirido.
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Valor de la transacción.
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Tarjeta o vehículo asociado a la compra.
El nivel de información disponible depende del proveedor.
5. La empresa recibe una factura
En lugar de tramitar los pagos individuales de varios conductores, la empresa recibe facturas o extractos que recogen sus compras de combustible.
A continuación, se cobra el importe de acuerdo con las condiciones de facturación acordadas.
Esto facilita el seguimiento del gasto en combustible y la gestión de los registros financieros.
¿Cuáles son las ventajas de las tarjetas de combustible para las flotas de camiones?
Para las empresas que cuentan con una flota de camiones, las tarjetas de combustible ofrecen varias ventajas prácticas.
Pagos simplificados por combustible
Los conductores pueden repostar sin necesidad de llevar grandes cantidades de dinero en efectivo ni de utilizar tarjetas de pago personales.
Esto reduce la necesidad de presentar reclamaciones de gastos y hace que el repostaje diario resulte más cómodo.
Un mayor control sobre el gasto en combustible
Los informes de las tarjetas de combustible pueden ayudar a los gestores de flotas a comprender en qué se gasta su dinero.
Al analizar las transacciones relacionadas con el combustible, las empresas pueden detectar patrones de gasto inusuales, controlar los costes de combustible y mejorar la elaboración de presupuestos.
Algunos proveedores también ofrecen restricciones de compra y límites de gasto para ayudar a reducir las transacciones no autorizadas.
Menos trámites administrativos
La gestión de los recibos de combustible de varios conductores puede llevar mucho tiempo.
Las tarjetas de combustible permiten agrupar las compras en un menor número de facturas, lo que reduce el papeleo y simplifica la conciliación.
Para empresas que gestionan grandes flotas de camiones, esto puede facilitar la gestión administrativa rutinaria.
Posible ahorro en el coste del combustible
Algunos proveedores de tarjetas de combustible ofrecen precios negociados o descuentos en el combustible a través de las redes asociadas.
Sin embargo, el ahorro no está garantizado. El coste real depende de los precios del combustible, las comisiones por transacción, la cobertura de la red y la estructura de precios del proveedor.
Los gestores de flotas deberían comparar el coste total en lugar de centrarse únicamente en los descuentos anunciados.
Tarjetas de combustible frente a tarjetas de débito y crédito
Ambas opciones permiten a los conductores pagar el combustible, pero las tarjetas de combustible ofrecen funciones adicionales diseñadas específicamente para el repostaje empresarial.
| Característica | Tarjeta de combustible | Tarjeta de débito o de crédito |
|---|---|---|
| Compras de combustible | Red participante | En cualquier lugar donde se acepten tarjetas bancarias |
| Facturación centralizada de combustible | Normalmente disponible | No suele depender del tipo de combustible |
| Notificación de transacciones de combustible | A menudo detallado | Registros de pago estándar |
| Restricciones de gasto | Suele estar disponible | Depende de la entidad emisora de la tarjeta |
| Precios de los combustibles | Puede ofrecer tarifas negociadas | Precio habitual en surtidor |
| Tarifas | Depende del proveedor | Depende de las condiciones bancarias |
Para las empresas que cuentan con varios vehículos, las funciones de generación de informes y facturación de las tarjetas de combustible pueden resultar especialmente útiles.
No obstante, una tarjeta bancaria empresarial convencional puede seguir siendo adecuada para los operadores más pequeños con necesidades de repostaje limitadas.
¿Cómo elegir la tarjeta de combustible adecuada para tu flota?
No todas las tarjetas de combustible ofrecen las mismas ventajas. Antes de elegir un proveedor, ten en cuenta los siguientes factores.
Red de gasolineras
¿Permite la tarjeta acceder a estaciones de servicio adecuadas a lo largo de tus rutas habituales? Para los operadores de camiones, la cobertura de la red y la accesibilidad de los vehículos son especialmente importantes.
Precios del combustible y tasas
Compara el precio real del combustible, los posibles gastos de transacción, las comisiones de la tarjeta y otros costes. Una tarifa de combustible con descuento no implica automáticamente que el servicio en su conjunto sea más barato.
Condiciones de pago
Comprueba con qué frecuencia se emiten las facturas, cuándo se cobran los pagos y si existen condiciones de crédito.
Informes y administración
Valora si el proveedor ofrece la información sobre las transacciones que tu empresa necesita para controlar los gastos en combustible.
Requisitos internacionales
Si tu flota opera en varios países, comprueba en qué países y redes se acepta la tarjeta. No todas las tarjetas de combustible ofrecen cobertura internacional.
¿Cómo funciona el servicio de repostaje de SNAP?
SNAP Refuelling ayuda a las flotas de camiones a gestionar la compra de combustible mediante una solución específica de tarjetas de combustible.
Nuestra solución de repostaje ofrece a las flotas y a los conductores una forma más inteligente de gestionar la compra de combustible. Gracias al acceso a la red UK Fuels a través de SNAP, la gestión del repostaje resulta más sencilla, con precios transparentes y opciones de pago sencillas.
Con SNAP Refuelling, los operadores de flotas pueden beneficiarse de:
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Acceso a la red de estaciones de servicio de UK Fuels: Repostar en las estaciones de UK Fuels participantes.
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Costes transparentes: Información clara sobre los precios del combustible y la facturación.
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Sin compromisos de uso: Mayor flexibilidad en cuanto a la frecuencia con la que repostará su flota.
Diseñada para ofrecerte una mayor flexibilidad, nuestra solución de combustible no tiene compromisos de uso ni comisiones por la emisión de nuevas tarjetas, lo que te permite controlar más fácilmente los gastos de combustible y pagar solo por lo que necesitas.
Preguntas frecuentes sobre las tarjetas de combustible
¿Se puede usar una tarjeta de combustible en cualquier gasolinera?
No. Las tarjetas de combustible solo se aceptan en los establecimientos participantes de la red del proveedor. Comprueba siempre si se aceptan antes de dirigirte a una gasolinera.
¿Son las tarjetas de combustible más baratas que pagar con tarjeta de débito?
Pueden serlo, sobre todo cuando los proveedores ofrecen precios competitivos en el combustible. Sin embargo, el ahorro depende del proveedor, de los precios del combustible y de las comisiones aplicables. Compara el coste total antes de elegir una tarjeta.
¿Pueden las pequeñas empresas utilizar tarjetas de combustible?
Sí. Las tarjetas de combustible están disponibles tanto para empresas que cuentan con un solo vehículo como para flotas más grandes. Los requisitos de elegibilidad y de crédito varían según el proveedor.
¿Se pueden utilizar las tarjetas de combustible en el extranjero?
Algunas tarjetas de combustible ofrecen cobertura internacional, mientras que otras solo funcionan en determinados países. Consulta la red aceptada por tu proveedor antes de planificar viajes al extranjero.
¿Las tarjetas de combustible tienen límites de gasto?
Muchos proveedores ofrecen controles de gasto, como límites de transacciones o restricciones en las compras permitidas. Los controles disponibles varían en función de la tarjeta y de las condiciones de la cuenta.
Facilita el repostaje de tu flota con SNAP
Las tarjetas de combustible pueden suponer una diferencia real en la forma en que las empresas gestionan la compra de combustible, ya que ayudan a reducir las tareas administrativas, mejoran la visibilidad del gasto y simplifican los pagos para los conductores.
En el caso de las flotas de camiones, elegir al proveedor adecuado implica tener en cuenta la cobertura de la red, el precio del combustible y la facilidad con la que el servicio se integra en las operaciones diarias.
Con SNAP Refuelling, las empresas pueden acceder a una red de repostaje de confianza en el Reino Unido a través de una solución específica de tarjetas de combustible.
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