Como funcionam os cartões de combustível? Um guia para frotas de camiões

Como funcionam os cartões de combustível? Os cartões de combustível permitem que as empresas paguem o combustível sem que os condutores precisem de dinheiro ou de cartões bancários pessoais. Em vez disso, os condutores utilizam um cartão específico nas estações de serviço aderentes, sendo as compras registadas e faturadas à empresa.

Para os gestores de frotas, os cartões de combustível podem simplificar os pagamentos, melhorar a visibilidade das despesas com combustível e reduzir a carga administrativa. Mas como funcionam na prática e vale a pena utilizá-los?

Este guia explica tudo o que precisa de saber sobre cartões de combustível, desde efetuar o seu primeiro pagamento até escolher a opção mais adequada para a sua frota.

O que é um cartão de combustível?

Um cartão de combustível é um cartão de pagamento concebido especificamente para a compra de combustível e, dependendo do fornecedor, de outros produtos relacionados com veículos, como o AdBlue.

Ao contrário de um cartão de débito ou de crédito normal, um cartão de combustível está normalmente associado a uma conta empresarial e pode oferecer funcionalidades concebidas para gestão de frotas.

Entre estes podem incluir-se:

• Faturação centralizada: Agrupamento de várias compras de combustível.

• Relatórios de transações: Acompanhamento de quando, onde e quanto combustível é adquirido.

• Controlos de despesas: Restrição de compras por produto, montante ou local, sempre que possível.

• Acesso à rede: Permitir que os condutores reabasteçam nas estações de serviço participantes.

Os cartões de combustível são utilizados por empresas de todas as dimensões, desde operadores que gerem um único veículo comercial até frotas de transporte de maior dimensão.

Como funcionam os cartões de combustível? Passo a passo

O processo é simples, embora as características específicas e as modalidades de pagamento variem consoante o prestador.

1. Solicitar um cartão de combustível

Uma empresa começa por se registar junto de um fornecedor de cartões de combustível. Dependendo do fornecedor, o processo de candidatura pode implicar o fornecimento de dados da empresa e a realização de uma avaliação de crédito.

Após a aprovação, a empresa recebe os seus cartões de combustível, que podem ser atribuídos a condutores ou veículos específicos.

2. Encontre um posto de abastecimento aderente à iniciativa

Os condutores têm de se deslocar a um posto de abastecimento que aceite o seu cartão.

Alguns cartões de combustível são aceites em grandes redes, enquanto outros estão limitados a fornecedores ou locais específicos.

No caso das frotas de camiões, é importante verificar se o posto de abastecimento tem capacidade para receber veículos de grandes dimensões e se disponibiliza o combustível necessário.

O nosso guia para encontrar um posto de abastecimento para veículos pesados perto de si explica o que os condutores devem ter em conta ao planear as paragens para reabastecimento.

3. Abasteça e pague com o cartão

No posto de abastecimento participante, o condutor abastece o veículo e utiliza o seu cartão de combustível para pagar.

Dependendo do prestador de serviços, poderá ser necessário introduzir um PIN, o número de matrícula do veículo ou a quilometragem para autorizar a transação.

Normalmente, o condutor não precisa de pagar com dinheiro próprio.

4. As transações são registadas

Assim que a compra estiver concluída, a transação é registada pelo fornecedor do cartão de combustível.

Os gestores de frotas podem, normalmente, aceder a informações como:

• Data e local da compra.

• Quantidade de combustível adquirido.

• Valor da transação.

• Cartão ou veículo associado à compra.

O nível de informações disponíveis depende do prestador de serviços.

5. A empresa recebe uma fatura

Em vez de processar pagamentos individuais de vários condutores, a empresa recebe faturas ou extratos que abrangem as suas compras de combustível.

O pagamento é então cobrado de acordo com as condições de faturação acordadas.

Isto facilita o acompanhamento das despesas com combustível e a gestão dos registos financeiros.

Quais são as vantagens dos cartões de combustível para frotas de camiões?

Para as empresas que operam várias carrinhas, os cartões de combustível oferecem várias vantagens práticas.

Pagamentos simplificados relativos ao combustível

Os condutores podem abastecer sem terem de andar com grandes quantias de dinheiro nem utilizar cartões de pagamento pessoais.

Isto reduz a necessidade de pedidos de reembolso de despesas e torna o reabastecimento diário mais prático.

Maior controlo sobre as despesas com combustível

Os relatórios relativos aos cartões de combustível podem ajudar os gestores de frotas a perceber para onde vai o seu dinheiro.

Ao analisar as transações relacionadas com combustível, as empresas podem identificar padrões de despesas invulgares, monitorizar os custos com combustível e melhorar a gestão orçamental.

Alguns prestadores de serviços também oferecem restrições de compra e limites de despesas para ajudar a reduzir as transações não autorizadas.

Menos burocracia

A gestão dos recibos de combustível de vários condutores pode ser demorada.

Os cartões de combustível permitem agrupar as compras em menos faturas, reduzindo a burocracia e simplificando a reconciliação.

Para empresas que gerem grandes frotas de camiões, isto pode tornar a gestão administrativa de rotina mais fácil de gerir.

Possíveis poupanças nos custos com combustível

Alguns fornecedores de cartões de combustível oferecem preços de combustível negociados ou descontos através de redes participantes.

No entanto, as poupanças não são garantidas. O custo real depende dos preços dos combustíveis, das taxas de transação, da cobertura da rede e da estrutura de preços do fornecedor.

Os gestores de frotas devem comparar o custo total, em vez de se concentrarem apenas nos descontos anunciados.

Cartões de combustível vs. cartões de débito e de crédito

Ambas as opções permitem que os condutores paguem o combustível, mas os cartões de combustível oferecem funcionalidades adicionais concebidas especificamente para o reabastecimento de veículos empresariais.

Para empresas com vários veículos, as funcionalidades de relatórios e faturação dos cartões de combustível podem revelar-se particularmente úteis.

No entanto, um cartão bancário empresarial convencional pode ainda ser adequado para operadores de menor dimensão com necessidades de reabastecimento limitadas.

Como escolher o cartão de combustível certo para a sua frota?

Nem todos os cartões de combustível oferecem os mesmos benefícios. Antes de escolher um fornecedor, tenha em conta os seguintes fatores.

Cobertura de postos de abastecimento

O cartão permite o acesso a postos de abastecimento adequados ao longo dos seus percursos habituais? Para os operadores de camiões, a cobertura da rede e a acessibilidade dos veículos são particularmente importantes.

Preços dos combustíveis e taxas

Compare o preço real do combustível, eventuais encargos de transação, comissões do cartão e outros custos. Uma tarifa de combustível com desconto não significa automaticamente que o serviço, no seu conjunto, seja mais barato.

Condições de pagamento

Verifique com que frequência são emitidas as faturas, quando são recebidos os pagamentos e se existem condições de crédito disponíveis.

Relatórios e administração

Verifique se o fornecedor disponibiliza as informações sobre transações de que a sua empresa necessita para monitorizar as despesas com combustível.

Requisitos internacionais

Se a sua frota operar em vários países, verifique quais os países e redes que aceitam o cartão. Nem todos os cartões de combustível oferecem cobertura internacional.

Como funciona o reabastecimento SNAP?

SNAP Reabastecimento ajuda as frotas de camiões a gerir as compras de combustível através de uma solução dedicada de cartões de combustível.

A nossa solução de reabastecimento oferece às frotas e aos condutores uma forma mais inteligente de gerir as compras de combustível. Com acesso à rede UK Fuels através do SNAP, o reabastecimento torna-se mais simples de gerir, com preços transparentes e opções de pagamento simples. 

Com o SNAP Refuelling, os operadores de frotas podem beneficiar das seguintes vantagens:

• Acesso à rede de postos de abastecimento da UK Fuels: Reabasteça nos postos participantes da UK Fuels.

• Custos transparentes: Informação clara sobre os preços dos combustíveis e a faturação.

• Sem compromissos de utilização: Maior flexibilidade quanto à frequência com que a sua frota reabastece.

Perguntas frequentes sobre cartões de combustível

É possível utilizar um cartão de combustível em qualquer posto de abastecimento?

Não. Os cartões de combustível só são aceites nos postos participantes da rede do fornecedor. Verifique sempre se são aceites antes de se deslocar a um posto de abastecimento.

Os cartões de combustível são mais baratos do que pagar com cartão de débito?

Podem ser, especialmente quando os operadores oferecem preços competitivos de combustível. No entanto, a poupança depende do operador, dos preços do combustível e das taxas aplicáveis. Compare o custo total antes de escolher um cartão.

As pequenas empresas podem utilizar cartões de combustível?

Sim. Os cartões de combustível estão disponíveis tanto para empresas que operam um único veículo como para frotas de maior dimensão. Os requisitos de elegibilidade e de crédito variam consoante o fornecedor.

Os cartões de combustível podem ser utilizados no estrangeiro?

Alguns cartões de combustível oferecem cobertura internacional, enquanto outros funcionam apenas em países específicos. Verifique a rede aceite pelo seu fornecedor antes de planear viagens transfronteiriças.

Os cartões de combustível têm limites de despesas?

Muitos prestadores de serviços oferecem controlos de despesas, tais como limites de transações ou restrições às compras permitidas. Os controlos disponíveis variam consoante o cartão e as condições da conta.

Facilite o reabastecimento da frota com o SNAP

Os cartões de combustível podem fazer uma diferença significativa na forma como as empresas gerem as compras de combustível, ajudando a reduzir a carga administrativa, a melhorar a visibilidade das despesas e a simplificar os pagamentos para os condutores.

No caso das frotas de camiões, escolher o fornecedor certo implica ter em conta a cobertura da rede, os preços dos combustíveis e a facilidade com que o serviço se integra nas operações diárias.

Com o SNAP Refuelling, as empresas podem aceder a uma rede de abastecimento de combustível de confiança no Reino Unido através de uma solução dedicada de cartões de combustível.

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