Comment fonctionnent les cartes carburant ? Guide à l'intention des flottes de poids lourds

Comment fonctionnent les cartes carburant ? Les cartes carburant permettent aux entreprises de régler le carburant sans que les conducteurs aient besoin d'argent liquide ou de leur carte bancaire personnelle. Les conducteurs utilisent simplement une carte dédiée dans les stations-service participantes ; les achats sont alors enregistrés et facturés à l'entreprise.

Pour les gestionnaires de flotte, les cartes carburant peuvent simplifier les paiements, améliorer la visibilité sur les dépenses de carburant et réduire la charge administrative. Mais comment fonctionnent-elles concrètement, et vaut-il la peine de les utiliser ?

Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur les cartes carburant, depuis votre premier paiement jusqu'au choix de la formule la mieux adaptée à votre flotte.

Qu'est-ce qu'une carte carburant ?

Une carte carburant est une carte de paiement spécialement conçue pour l'achat de carburant et, selon l'opérateur, d'autres produits liés à l'automobile, tels que l'AdBlue.

Contrairement à une carte de débit ou de crédit classique, une carte carburant est généralement liée à un compte professionnel et peut offrir des fonctionnalités spécialement conçues pour la la gestion de flotte.

Il peut s'agir notamment :

• Facturation centralisée : Regrouper plusieurs achats de carburant.

• Déclaration des transactions : Suivi de la date, du lieu et de la quantité de carburant achetée.

• Contrôle des dépenses : Limiter les achats par produit, montant ou lieu, lorsque cela est possible.

• Accès au réseau : Permettre aux conducteurs de faire le plein dans les stations-service participantes.

Les cartes carburant sont utilisées par des entreprises de toutes tailles, qu'il s'agisse d'exploitants gérant un seul véhicule utilitaire ou de grandes flottes de transport routier.

Comment fonctionnent les cartes carburant ? Étape par étape

La procédure est simple, même si les caractéristiques spécifiques et les modalités de paiement varient d'un prestataire à l'autre.

1. Demander une carte carburant

Une entreprise doit d'abord s'inscrire auprès d'un fournisseur de cartes carburant. Selon le fournisseur, la procédure d'inscription peut nécessiter de fournir des informations sur l'entreprise et de se soumettre à une évaluation de solvabilité.

Une fois la demande approuvée, l'entreprise reçoit ses cartes carburant, qui peuvent être attribuées à des conducteurs ou à des véhicules spécifiques.

2. Trouver une station-service participante

Les automobilistes doivent se rendre dans une station-service qui accepte leur carte.

Certaines cartes carburant sont acceptées au sein de vastes réseaux, tandis que d'autres sont limitées à des fournisseurs ou à des stations-service spécifiques.

Pour les flottes de camions, il est important de vérifier que la station peut accueillir des véhicules de grande taille et qu'elle propose le carburant nécessaire.

Notre guide pour trouver une station-service pour poids lourds près de chez vous explique les éléments que les conducteurs doivent prendre en compte lorsqu'ils planifient leurs arrêts pour faire le plein.

3. Faire le plein et payer avec la carte

À la station-service participante, le conducteur fait le plein et utilise sa carte carburant pour payer.

Selon le prestataire, il peut être nécessaire de saisir un code PIN, le numéro d'immatriculation du véhicule ou le kilométrage pour valider la transaction.

En règle générale, le conducteur n'a pas à payer de sa poche.

4. Les transactions sont enregistrées

Une fois l'achat effectué, la transaction est enregistrée par l'émetteur de la carte carburant.

Les gestionnaires de flotte peuvent généralement accéder à des informations telles que :

• Date et lieu d'achat.

• Quantité de carburant achetée.

• Valeur de la transaction.

• Carte ou véhicule associé(e) à l'achat.

Le niveau de détail des rapports disponibles dépend du prestataire.

5. L'entreprise reçoit une facture

Plutôt que de traiter les paiements individuels de plusieurs chauffeurs, l'entreprise reçoit des factures ou des relevés récapitulatifs de ses achats de carburant.

Le paiement est ensuite prélevé conformément aux conditions de facturation convenues.

Cela facilite le suivi des dépenses en carburant et la gestion des documents comptables.

Quels sont les avantages des cartes carburant pour les flottes de poids lourds ?

Pour les entreprises qui exploitent plusieurs camions, les cartes carburant offrent plusieurs avantages pratiques.

Paiements simplifiés pour le carburant

Les automobilistes peuvent faire le plein sans avoir à transporter de grosses sommes d'argent liquide ni à utiliser leurs cartes de paiement personnelles.

Cela réduit le recours aux notes de frais et facilite le ravitaillement quotidien.

Une meilleure maîtrise des dépenses en carburant

Les rapports sur les cartes carburant peuvent aider les gestionnaires de flotte à comprendre où va leur argent.

En analysant les transactions liées au carburant, les entreprises peuvent repérer des tendances de dépenses inhabituelles, suivre leurs coûts de carburant et améliorer leur gestion budgétaire.

Certains prestataires proposent également des restrictions d'achat et des plafonds de dépenses afin de limiter les transactions non autorisées.

Moins de tâches administratives

La gestion des reçus de carburant provenant de plusieurs conducteurs peut prendre beaucoup de temps.

Les cartes carburant permettent de regrouper les achats sur un nombre réduit de factures, ce qui réduit la paperasse et simplifie le rapprochement comptable.

Pour les entreprises gérant d'importants parcs de camions, cela peut faciliter la gestion des tâches administratives courantes.

Économies potentielles sur les coûts de carburant

Certains émetteurs de cartes carburant proposent des tarifs négociés ou des remises sur le carburant par l'intermédiaire de réseaux partenaires.

Toutefois, les économies ne sont pas garanties. Le coût réel dépend du prix des carburants, des frais de transaction, de la couverture du réseau et de la tarification pratiquée par l'opérateur.

Les gestionnaires de flotte devraient comparer le coût total plutôt que de se concentrer uniquement sur les remises annoncées.

Cartes carburant vs cartes de débit et de crédit

Ces deux options permettent aux conducteurs de payer leur carburant, mais les cartes carburant offrent des fonctionnalités supplémentaires spécialement conçues pour les ravitaillements professionnels.

Pour les entreprises disposant de plusieurs véhicules, les fonctionnalités de reporting et de facturation des cartes carburant peuvent s'avérer particulièrement utiles.

Toutefois, une carte bancaire professionnelle classique peut tout de même convenir aux petits exploitants dont les besoins en carburant sont limités.

Comment choisir la carte carburant adaptée à votre flotte ?

Toutes les cartes carburant n'offrent pas les mêmes avantages. Avant de choisir un prestataire, tenez compte des facteurs suivants.

Couverture du réseau de stations-service

La carte permet-elle d'accéder à des stations-service adaptées le long de vos itinéraires habituels ? Pour les exploitants de camions, la couverture du réseau et l'accessibilité des véhicules revêtent une importance particulière.

Prix des carburants et redevances

Comparez le prix réel du carburant, les éventuels frais de transaction, les frais liés à la carte et les autres coûts. Un tarif réduit sur le carburant ne signifie pas automatiquement que le service est globalement moins cher.

Conditions de paiement

Vérifiez la fréquence d'émission des factures, les dates d'encaissement des paiements et si des facilités de crédit sont proposées.

Rapports et administration

Vérifiez si le prestataire fournit les informations sur les transactions dont votre entreprise a besoin pour suivre ses dépenses en carburant.

Exigences internationales

Si votre flotte opère dans plusieurs pays, vérifiez quels pays et quels réseaux acceptent la carte. Toutes les cartes carburant n'offrent pas une couverture internationale.

Comment fonctionne le ravitaillement SNAP ?

SNAP Ravitaillement aide les flottes de camions à gérer leurs achats de carburant grâce à une solution de carte carburant dédiée.

Notre solution de ravitaillement offre aux flottes et aux conducteurs un moyen plus intelligent de gérer leurs achats de carburant. Grâce à l'accès au réseau UK Fuels via SNAP, la gestion du ravitaillement devient plus simple, avec une tarification transparente et des options de paiement claires. 

Grâce à SNAP Refuelling, les gestionnaires de flottes peuvent bénéficier des avantages suivants :

• Accès au réseau de stations-service UK Fuels : Faites le plein dans les stations UK Fuels participantes.

• Transparence des coûts : Des informations claires sur les prix des carburants et la facturation.

• Aucun engagement d'utilisation : Une plus grande flexibilité quant à la fréquence de ravitaillement de votre flotte.

Foire aux questions sur les cartes carburant

Peut-on utiliser une carte carburant dans n'importe quelle station-service ?

Non. Les cartes carburant ne sont acceptées que dans les stations-service participantes du réseau du prestataire. Vérifiez toujours si elles sont acceptées avant de vous rendre dans une station-service.

Les cartes carburant sont-elles plus avantageuses que le paiement par carte bancaire ?

Cela peut être le cas, notamment lorsque les prestataires proposent des tarifs compétitifs sur le carburant. Toutefois, les économies réalisées dépendent du prestataire, des prix du carburant et des frais applicables. Comparez le coût total avant de choisir une carte.

Les petites entreprises peuvent-elles utiliser des cartes carburant ?

Oui. Les cartes carburant sont accessibles aussi bien aux entreprises disposant d'un seul véhicule qu'à celles gérant des flottes plus importantes. Les conditions d'éligibilité et les exigences en matière de solvabilité varient selon les prestataires.

Peut-on utiliser les cartes carburant à l'étranger ?

Certaines cartes carburant offrent une couverture internationale, tandis que d'autres ne fonctionnent que dans certains pays. Vérifiez le réseau pris en charge par votre fournisseur avant de planifier des trajets transfrontaliers.

Les cartes carburant sont-elles soumises à des plafonds de dépenses ?

De nombreux prestataires proposent des dispositifs de contrôle des dépenses, tels que des limites de transaction ou des restrictions sur les achats autorisés. Les dispositifs disponibles varient en fonction de la carte et des modalités du compte.

Simplifiez le ravitaillement de votre flotte grâce à SNAP

Les cartes carburant peuvent véritablement changer la donne dans la manière dont les entreprises gèrent leurs achats de carburant : elles permettent de réduire les tâches administratives, d'améliorer la visibilité sur les dépenses et de simplifier les paiements pour les conducteurs.

Pour les flottes de camions, choisir le bon prestataire implique de prendre en compte la couverture du réseau, les tarifs des carburants et la facilité avec laquelle le service s'intègre dans les opérations quotidiennes.

Grâce à SNAP Refuelling, les entreprises peuvent accéder à un réseau britannique de stations-service de confiance via une solution de carte carburant dédiée.

Découvrez SNAP Refuelling

Découvrez comment SNAP peut aider votre flotte à gérer plus efficacement ses achats de carburant.

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