Cum funcționează cardurile de combustibil? Un ghid pentru parcurile de camioane

Cum funcționează cardurile de combustibil? Cardurile de combustibil permit companiilor să plătească combustibilul fără ca șoferii să aibă nevoie de numerar sau de carduri bancare personale. În schimb, șoferii utilizează un card special la stațiile de alimentare participante, iar achizițiile sunt înregistrate și facturate companiei.

Pentru managerii de flote, cardurile de combustibil pot simplifica plățile, pot îmbunătăți vizibilitatea cheltuielilor cu combustibilul și pot reduce sarcinile administrative. Dar cum funcționează acestea în practică și merită să le folosiți?

Acest ghid vă explică tot ce trebuie să știți despre cardurile de combustibil, de la efectuarea primei plăți până la alegerea opțiunii potrivite pentru flota dumneavoastră.

Ce este un card de combustibil?

Un card de combustibil este un card de plată conceput special pentru achiziționarea de combustibil și, în funcție de furnizor, a altor produse destinate autovehiculelor, cum ar fi AdBlue.

Spre deosebire de un card de debit sau de credit obișnuit, un card de combustibil este, de obicei, asociat unui cont de afaceri și poate oferi funcționalități concepute pentru gestionarea flotei.

Printre acestea se pot număra:

• Facturare centralizată: Regruparea mai multor achiziții de combustibil.

• Raportarea tranzacțiilor: Urmărirea momentului, locului și cantității de combustibil achiziționat.

• Controale privind cheltuielile: Restricționarea achizițiilor în funcție de produs, sumă sau locație, acolo unde este posibil.

• Acces la rețea: Permite șoferilor să alimenteze la stațiile de benzină participante.

Cardurile de combustibil sunt utilizate de întreprinderi de toate dimensiunile, de la operatorii care gestionează un singur vehicul comercial până la flote de transport mai mari.

Cum funcționează cardurile de combustibil? Pas cu pas

Procesul este simplu, deși caracteristicile specifice și modalitățile de plată diferă de la un furnizor la altul.

1. Solicită un card de combustibil

O companie se înregistrează mai întâi la un furnizor de carduri de combustibil. În funcție de furnizor, procedura de înscriere poate implica furnizarea datelor companiei și efectuarea unei evaluări a bonității.

Odată aprobată, compania primește cardurile de combustibil, care pot fi alocate șoferilor sau vehiculelor individuale.

2. Găsiți o stație de alimentare participantă

Șoferii trebuie să se oprească la o benzinărie care acceptă cardul lor.

Unele carduri de combustibil sunt acceptate în rețele extinse, în timp ce altele sunt limitate la anumiți furnizori sau locații.

În cazul flotelor de camioane, este important să se verifice dacă stația poate găzdui vehicule de mari dimensiuni și dacă oferă combustibilul necesar.

Ghidul nostru pentru găsirea unei stații de alimentare pentru camioane în apropierea dumneavoastră vă explică ce trebuie să aibă în vedere șoferii atunci când își planifică opririle pentru realimentare.

3. Alimentează și plătește cu cardul

La stația participantă, șoferul alimentează vehiculul și folosește cardul de combustibil pentru a plăti.

În funcție de furnizor, este posibil să fie necesară introducerea unui cod PIN, a numărului de înmatriculare al vehiculului sau a kilometrajului pentru a autoriza tranzacția.

De obicei, șoferul nu trebuie să plătească din banii proprii.

4. Tranzacțiile sunt înregistrate

Odată ce achiziția este finalizată, tranzacția este înregistrată de către furnizorul cardului de combustibil.

Managerii de flote pot accesa, de obicei, informații precum:

• Data și locul achiziției.

• Cantitatea de combustibil achiziționată.

• Valoarea tranzacției.

• Cardul sau vehiculul asociat achiziției.

Nivelul de raportare disponibil depinde de furnizor.

5. Compania primește o factură

În loc să proceseze plăți individuale de la mai mulți șoferi, compania primește facturi sau extrase care acoperă achizițiile sale de combustibil.

Plata se încasează apoi conform condițiilor de facturare convenite.

Astfel, este mai ușor să se țină evidența cheltuielilor cu combustibilul și să se gestioneze înregistrările financiare.

Care sunt avantajele cardurilor de combustibil pentru flotele de camioane?

Pentru companiile care dețin o flotă de camioane, cardurile de combustibil oferă o serie de avantaje practice.

Plăți simplificate pentru combustibil

Șoferii pot cumpăra combustibil fără a fi nevoiți să aibă la ei sume mari de bani cash sau să folosească carduri personale de plată.

Astfel, se reduce necesitatea depunerii cererilor de decontare a cheltuielilor și se simplifică procesul de realimentare zilnică.

Un control mai bun asupra cheltuielilor cu combustibilul

Raportarea privind cardurile de combustibil îi poate ajuta pe managerii de flote să înțeleagă unde se duc banii lor.

Prin analizarea tranzacțiilor legate de combustibil, companiile pot identifica tipare de cheltuieli neobișnuite, pot monitoriza costurile cu combustibilul și pot îmbunătăți procesul de elaborare a bugetului.

Unii furnizori impun, de asemenea, restricții de cumpărare și limite de cheltuieli pentru a contribui la reducerea tranzacțiilor neautorizate.

Mai puțină birocrație

Gestionarea chitanțelor de combustibil emise de mai mulți șoferi poate fi o activitate care necesită mult timp.

Cardurile de combustibil permit gruparea achizițiilor în mai puține facturi, reducând volumul de documente și simplificând procesul de reconciliere.

Pentru companiile care gestionează flote mari de camioane, acest lucru poate facilita gestionarea sarcinilor administrative de rutină.

Economii potențiale la costurile cu combustibilul

Unii furnizori de carduri de combustibil oferă prețuri negociate la combustibil sau reduceri prin intermediul rețelelor participante.

Cu toate acestea, economiile nu sunt garantate. Costul real depinde de prețurile combustibilului, de comisioanele de tranzacție, de acoperirea rețelei și de structura tarifară a furnizorului.

Managerii de flote ar trebui să compare costul total, în loc să se concentreze doar pe reducerile promovate.

Cardurile de combustibil vs. cardurile de debit și de credit

Ambele opțiuni le permit șoferilor să plătească combustibilul, însă cardurile de combustibil oferă funcții suplimentare concepute special pentru realimentarea în scopuri profesionale.

Pentru companiile care dețin mai multe vehicule, funcțiile de raportare și facturare ale cardurilor de combustibil pot fi deosebit de utile.

Cu toate acestea, un card bancar convențional pentru afaceri poate fi în continuare potrivit pentru operatorii mai mici, cu necesități limitate de realimentare.

Cum alegi cardul de combustibil potrivit pentru flota ta?

Nu toate cardurile de combustibil oferă aceleași avantaje. Înainte de a alege un furnizor, luați în considerare următorii factori.

Acoperirea rețelei de stații de alimentare

Cardul oferă acces la stații de alimentare adecvate de-a lungul traseelor pe care le parcurgeți în mod obișnuit? Pentru operatorii de camioane, acoperirea rețelei și accesibilitatea vehiculelor sunt deosebit de importante.

Prețurile combustibililor și taxele

Comparați prețul real al combustibilului, eventualele comisioane de tranzacție, comisioanele pentru carduri și alte costuri. Un preț redus al combustibilului nu înseamnă neapărat că serviciul este mai ieftin în ansamblu.

Condiții de plată

Verificați frecvența emiterii facturilor, momentul încasării plăților și dacă sunt disponibile condiții de creditare.

Raportare și administrare

Analizați dacă furnizorul pune la dispoziție informațiile privind tranzacțiile de care are nevoie compania dumneavoastră pentru a monitoriza cheltuielile cu combustibilul.

Cerințe internaționale

Dacă flota dumneavoastră își desfășoară activitatea în mai multe țări, verificați în ce țări și în ce rețele este acceptat cardul. Nu toate cardurile de combustibil oferă acoperire internațională.

Cum funcționează reîncărcarea prin SNAP?

SNAP Realimentare ajută flotele de camioane să gestioneze achizițiile de combustibil prin intermediul unei soluții dedicate de carduri de combustibil.

Soluția noastră de realimentare oferă flotelor și șoferilor o modalitate mai inteligentă de a gestiona achizițiile de combustibil. Datorită accesului la rețeaua UK Fuels prin intermediul SNAP, gestionarea realimentării devine mai simplă, cu prețuri transparente și opțiuni de plată ușor de utilizat. 

Cu serviciul SNAP Refuelling, operatorii de flote pot beneficia de:

• Acces la rețeaua de stații de alimentare din Marea Britanie: Alimentați-vă cu combustibil la stațiile UK Fuels participante.

• Costuri transparente: Informații clare privind prețurile combustibilului și facturarea.

• Fără angajamente privind utilizarea: Flexibilitate sporită în ceea ce privește frecvența realimentării flotei dumneavoastră.

Întrebări frecvente despre cardurile de combustibil

Se poate folosi un card de combustibil la orice benzinărie?

Nu. Cardurile de combustibil sunt acceptate numai la stațiile participante din rețeaua furnizorului. Verificați întotdeauna dacă sunt acceptate înainte de a vă deplasa la o stație de alimentare.

Cardurile de combustibil sunt mai ieftine decât plata cu cardul de debit?

Pot fi avantajoase, mai ales atunci când furnizorii oferă prețuri competitive la combustibil. Cu toate acestea, economiile depind de furnizor, de prețurile la combustibil și de comisioanele aplicabile. Comparați costul total înainte de a alege un card.

Întreprinderile mici pot folosi carduri de combustibil?

Da. Cardurile de combustibil sunt disponibile atât pentru întreprinderile care dețin un singur vehicul, cât și pentru cele care dețin flote mai mari. Condițiile de eligibilitate și cerințele de credit variază în funcție de furnizor.

Cardurile de combustibil pot fi utilizate în străinătate?

Unele carduri de combustibil oferă acoperire internațională, în timp ce altele funcționează doar în anumite țări. Verificați rețeaua acceptată de furnizorul dumneavoastră înainte de a planifica călătorii transfrontaliere.

Cardurile de combustibil au limite de cheltuieli?

Mulți furnizori oferă opțiuni de control al cheltuielilor, cum ar fi limitele de tranzacție sau restricțiile privind achizițiile permise. Opțiunile disponibile variază în funcție de card și de condițiile contului.

Simplificați realimentarea flotei cu SNAP

Cardurile de combustibil pot aduce o schimbare semnificativă în modul în care companiile gestionează achizițiile de combustibil, contribuind la reducerea sarcinilor administrative, la îmbunătățirea transparenței cheltuielilor și la simplificarea plăților pentru șoferi.

În cazul flotelor de camioane, alegerea furnizorului potrivit presupune luarea în considerare a acoperirii rețelei, a prețurilor la combustibil și a gradului de integrare a serviciului în operațiunile zilnice.

Cu SNAP Refuelling, companiile pot avea acces la o rețea de alimentare cu combustibil de încredere din Marea Britanie prin intermediul unei soluții dedicate de carduri de combustibil.

Descoperiți SNAP Refuelling

Aflați cum vă poate ajuta SNAP să gestionați mai eficient achizițiile de combustibil pentru flota dumneavoastră.

Descoperiți serviciul de realimentare SNAP