Как работают топливные карты? Руководство для автопарков грузовых автомобилей

Как работают топливные карты? Топливные карты позволяют компаниям оплачивать топливо без необходимости использования водителями наличных денег или личных банковских карт. Вместо этого водители используют специальную карту на участвующих в программе АЗС, при этом покупки фиксируются и выставляются в счет компании.

Для менеджеров автопарков топливные карты могут упростить процесс оплаты, повысить прозрачность расходов на топливо и сократить административную нагрузку. Но как они работают на практике и стоит ли их использовать?

В этом руководстве рассказывается всё, что вам нужно знать о топливных картах: от осуществления первого платежа до выбора подходящего варианта для вашего автопарка.

Что такое топливная карта?

Топливная карта — это платежная карта, предназначенная специально для покупки топлива и, в зависимости от поставщика, других товаров для автомобилей, таких как AdBlue.

В отличие от обычной дебетовой или кредитной карты, топливная карта, как правило, привязана к корпоративному счету и может обладать функциями, предназначенными для управления автопарком.

К ним могут относиться:

• Централизованное выставление счетов: объединение нескольких закупок топлива.

• Отчетность по сделкам: Отслеживание времени, места и количества закупленного топлива.

• Контроль расходов: Ограничение покупок по товарам, суммам или местоположению, где это поддерживается.

• Доступ к сети: Предоставление водителям возможности заправляться на участвующих в программе АЗС.

Топливные карты используются компаниями любого размера — от операторов, управляющих одним коммерческим транспортным средством, до крупных автотранспортных парков.

Как работают топливные карты? Пошаговое руководство

Процесс довольно прост, хотя конкретные особенности и условия оплаты могут различаться в зависимости от поставщика услуг.

1. Подать заявку на получение топливной карты

Сначала компания регистрируется у поставщика топливных карт. В зависимости от поставщика для подачи заявки может потребоваться предоставить данные о компании и пройти процедуру оценки кредитоспособности.

После утверждения компания получает топливные карты, которые можно привязать к конкретным водителям или транспортным средствам.

2. Найдите участвующую в программе АЗС

Водителям необходимо заехать на АЗС, где принимают их карту.

Некоторые топливные карты принимаются в крупных сетях, в то время как другие действуют только у определённых поставщиков или в определённых местах.

Для автопарков грузовиков важно убедиться, что заправочная станция способна принимать крупногабаритные транспортные средства и поставляет необходимое топливо.

Наш путеводитель по поиску ближайшей заправки для грузовых автомобилей объясняет, на что водителям следует обратить внимание при планировании остановок для заправки.

3. Заправиться и оплатить покупку картой

На заправочной станции, участвующей в программе, водитель заправляет автомобиль и оплачивает топливо с помощью своей топливной карты.

В зависимости от оператора для авторизации транзакции может потребоваться ввести PIN-код, регистрационный номер автомобиля или показания одометра.

Водителю, как правило, не приходится расплачиваться из собственных средств.

4. Операции регистрируются

После завершения покупки операция фиксируется поставщиком топливной карты.

Руководители автопарков, как правило, имеют доступ к следующей информации:

• Дата и место покупки.

• Количество закупленного топлива.

• Сумма сделки.

• Карта или транспортное средство, связанное с покупкой.

Объем доступной отчетности зависит от поставщика услуг.

5. Компания получает счет-фактуру

Вместо того чтобы обрабатывать отдельные платежи от нескольких водителей, компания получает счета-фактуры или выписки, охватывающие все её закупки топлива.

Затем оплата взимается в соответствии с согласованными условиями выставления счетов.

Это упрощает отслеживание расхода топлива и ведение финансовой отчетности.

В чём заключаются преимущества топливных карт для автопарков грузовых автомобилей?

Для компаний, эксплуатирующих несколько грузовиков, топливные карты дают ряд практических преимуществ.

Упрощённая система оплаты топлива

Водители могут заправляться топливом, не нося с собой большие суммы наличных и не используя личные платежные карты.

Это снижает необходимость в подаче заявлений о возмещении расходов и делает повседневную заправку более удобной.

Более эффективный контроль за расходами на топливо

Отчетность по топливным картам может помочь менеджерам автопарков понять, на что тратятся их средства.

Анализируя операции, связанные с топливом, компании могут выявлять необычные тенденции в расходах, отслеживать затраты на топливо и оптимизировать составление бюджета.

Некоторые провайдеры также предлагают ограничения на покупки и лимиты расходов, чтобы помочь сократить количество несанкционированных транзакций.

Меньше административной работы

Управление квитанциями об оплате топлива, полученными от нескольких водителей, может занимать много времени.

Топливные карты позволяют объединить покупки в меньшее количество счетов, что сокращает объем бумажной работы и упрощает сверку данных.

Для компаний, управляющих большими автопарками грузовиков, это может упростить выполнение рутинных административных задач.

Возможная экономия на топливе

Некоторые операторы топливных карт предлагают договорные цены на топливо или скидки через участвующие в программе сети.

Однако экономия не гарантируется. Фактическая стоимость зависит от цен на топливо, комиссий за транзакции, покрытия сети и тарифной политики оператора.

Руководителям автопарков следует сравнивать совокупную стоимость, а не ориентироваться исключительно на рекламируемые скидки.

Топливные карты против дебетовых и кредитных карт

Оба варианта позволяют водителям оплачивать топливо, однако топливные карты предоставляют дополнительные функции, специально разработанные для заправки транспортных средств в коммерческих целях.

Для компаний, имеющих несколько транспортных средств, функции отчетности и выставления счетов, предоставляемые топливными картами, могут оказаться особенно полезными.

Тем не менее, обычная корпоративная банковская карта по-прежнему может подойти небольшим операторам с ограниченными потребностями в заправке.

Как выбрать подходящую топливную карту для своего автопарка?

Не все топливные карты предоставляют одинаковые преимущества. Прежде чем выбрать поставщика, учтите следующие факторы.

Сеть автозаправочных станций

Обеспечивает ли карта доступ к подходящим АЗС на ваших обычных маршрутах? Для операторов грузового автотранспорта особенно важны охват сети и доступность для транспортных средств.

Цены на топливо и сборы

Сравните фактическую цену топлива, комиссии за транзакции, комиссии за использование карты и другие расходы. Льготный тариф на топливо не всегда означает, что услуга в целом обойдется дешевле.

Условия оплаты

Узнайте, как часто выставляются счета, когда производятся платежи и предусмотрены ли условия кредитования.

Отчетность и администрирование

Оцените, предоставляет ли поставщик информацию о транзакциях, необходимую вашему предприятию для контроля расходов на топливо.

Международные требования

Если ваш автопарк работает в нескольких странах, уточните, в каких странах и в каких заправочных сетях принимают эту карту. Не все топливные карты обеспечивают международное покрытие.

Как работает система заправки SNAP?

SNAP Refuelling помогает автопаркам грузовиков управлять закупками топлива с помощью специального решения на основе топливных карт.

Наше решение для заправки топливом предлагает автопаркам и водителям более эффективный способ управления закупками топлива. Благодаря доступу к сети UK Fuels через SNAP управление заправкой становится проще, а цены — прозрачными, и предлагаются удобные способы оплаты. 

Благодаря услуге SNAP Refuelling операторы автопарков могут воспользоваться следующими преимуществами:

• Доступ к сети заправок UK Fuels: Заправляйтесь на участвующих в программе заправочных станциях UK Fuels.

• Прозрачность расходов: Четкая информация о ценах на топливо и выставлении счетов.

• Отсутствие обязательств по объему использования: Большая гибкость в выборе частоты заправки вашего автопарка.

Часто задаваемые вопросы о топливных картах

Можно ли использовать топливную карту на любой заправке?

Нет. Топливные карты принимаются только на заправочных станциях, входящих в сеть данного поставщика. Перед поездкой на заправочную станцию всегда проверяйте, принимаются ли там эти карты.

Выгоднее ли пользоваться топливными картами, чем расплачиваться дебетовой картой?

Они могут быть выгодными, особенно если эмитенты предлагают конкурентоспособные цены на топливо. Однако размер экономии зависит от эмитента, цен на топливо и применимых комиссий. Перед выбором карты сравните общую стоимость.

Могут ли малые предприятия использовать топливные карты?

Да. Топливные карты доступны как для компаний, эксплуатирующих один автомобиль, так и для крупных автопарков. Требования к участникам программы и кредитные условия варьируются в зависимости от поставщика.

Можно ли использовать топливные карты за границей?

Некоторые топливные карты действуют за рубежом, а другие — только в определенных странах. Перед планированием поездок за границу уточните, в каких сетях принимаются карты вашего оператора.

Существуют ли лимиты расходов по топливным картам?

Многие эмитенты предлагают средства контроля расходов, такие как лимиты на транзакции или ограничения на допустимые покупки. Доступные средства контроля варьируются в зависимости от типа карты и условий обслуживания счета.

Упростите заправку автопарка с помощью SNAP

Топливные карты могут существенно изменить подход компаний к управлению закупками топлива, помогая сократить административную нагрузку, повысить прозрачность расходов и упростить процесс оплаты для водителей.

Для автопарков грузовых автомобилей выбор подходящего поставщика услуг предполагает учет таких факторов, как покрытие сети, цены на топливо и то, насколько легко данная услуга вписывается в повседневную работу.

С помощью услуги SNAP Refuelling компании могут получить доступ к надежной британской сети АЗС через специальное решение на основе топливных карт.

Узнайте о системе заправки SNAP

Узнайте, как SNAP может помочь вашему автопарку более эффективно управлять закупками топлива.

Узнайте больше о заправке SNAP