Как функционират горивните карти? Ръководство за автопаркове от камиони

Как функционират картите за гориво? Картите за гориво позволяват на фирмите да плащат за гориво, без шофьорите да се нуждаят от пари в брой или лични банкови карти. Вместо това шофьорите използват специална карта в участващите бензиностанции, като покупките се регистрират и фактурират на фирмата.

За мениджърите на автопаркове горивните карти могат да опростят плащанията, да подобрят прозрачността на разходите за гориво и да намалят административната тежест. Но как функционират те на практика и струва ли си да се използват?

В това ръководство ще намерите цялата необходима информация за картите за гориво – от извършването на първото плащане до избора на подходящия вариант за вашия автопарк.

Какво представлява картата за гориво?

Картата за гориво е платежна карта, предназначена специално за закупуване на гориво и, в зависимост от доставчика, на други продукти, свързани с автомобилите, като например AdBlue.

За разлика от стандартната дебитна или кредитна карта, картата за гориво обикновено е свързана с фирмена сметка и може да предлага функции, предназначени за управление на автопарк.

Те могат да включват:

• Централизирано фактуриране: Обединяване на множество покупки на гориво.

• Отчитане на транзакциите: Проследяване кога, къде и колко гориво е закупено.

• Контрол върху разходите: Ограничаване на покупките по вид продукт, сума или местоположение, където това е възможно.

• Достъп до мрежата: Позволява на шофьорите да зареждат гориво в участващите бензиностанции.

Картите за гориво се използват от фирми от всякакъв мащаб – от оператори, управляващи само едно търговско превозно средство, до по-големи автопаркове за превоз на товари.

Как функционират картите за гориво? Стъпка по стъпка

Процесът е прост, макар че конкретните характеристики и условията за плащане се различават в зависимост от доставчика.

1. Подайте заявление за карта за гориво

Първо предприятието се регистрира при доставчик на карти за гориво. В зависимост от доставчика, процедурата по кандидатстване може да включва предоставяне на данни за фирмата и преминаване на кредитна оценка.

След одобрение фирмата получава своите карти за гориво, които могат да бъдат присвоени на отделни шофьори или превозни средства.

2. Намерете бензиностанция, участваща в програмата

Шофьорите трябва да посетят бензиностанция, която приема тяхната карта.

Някои карти за гориво се приемат в големи мрежи, докато други са ограничени до конкретни доставчици или места.

За автопарковете от камиони е важно да се провери дали станцията може да обслужва големи превозни средства и дали предлага необходимото гориво.

Нашият пътеводител за намирането на бензиностанция за тежкотоварни автомобили близо до вас обяснява какво трябва да имат предвид шофьорите, когато планират спирки за зареждане.

3. Заредете гориво и платете с картата

На участващата бензиностанция шофьорът зарежда автомобила и плаща с горивната си карта.

В зависимост от доставчика може да се наложи въвеждането на ПИН код, регистрационния номер на превозното средство или показанията на километража, за да се одобри транзакцията.

Обикновено шофьорът не се налага да плаща от собствения си джоб.

4. Сделките се регистрират

След като покупката бъде завършена, транзакцията се регистрира от доставчика на картата за гориво.

Мениджърите на автопарка обикновено имат достъп до информация като:

• Дата и място на покупката.

• Количество на закупеното гориво.

• Стойност на транзакцията.

• Карта или превозно средство, свързано с покупката.

Обхватът на предоставяната отчетност зависи от доставчика.

5. Фирмата получава фактура

Вместо да обработва отделни плащания от различни шофьори, фирмата получава фактури или извлечения, обхващащи закупеното гориво.

След това плащането се събира съгласно договорените условия за фактуриране.

Това улеснява проследяването на разходите за гориво и управлението на финансовата отчетност.

Какви са предимствата на картите за гориво за автопарковете от камиони?

За фирмите, които експлоатират няколко камиона, картите за гориво предлагат редица практични предимства.

Опростени плащания за гориво

Шофьорите могат да закупят гориво, без да носят със себе си големи суми в брой или да използват лични разплащателни карти.

Това намалява необходимостта от подаване на заявки за възстановяване на разходи и прави ежедневното зареждане с гориво по-удобно.

По-добър контрол върху разходите за гориво

Отчетите за картите за гориво могат да помогнат на мениджърите на автопаркове да разберат къде отиват парите им.

Чрез анализиране на транзакциите, свързани с гориво, фирмите могат да откриват необичайни модели на разходи, да следят разходите за гориво и да подобрят изготвянето на бюджета.

Някои доставчици предлагат също така ограничения при покупките и лимити на разходите, за да спомогнат за намаляването на неразрешените транзакции.

По-малко административна работа

Управлението на разписките за гориво от различни шофьори може да отнеме много време.

Картите за гориво позволяват обединяването на покупките в по-малко фактури, което намалява административната работа и улеснява съгласуването.

За фирми, които управляват големи автопаркове от камиони, това може да улесни рутинната административна работа.

Възможни икономии на разходите за гориво

Някои доставчици на карти за гориво предлагат договорени цени на горивото или отстъпки чрез участващите в програмата мрежи.

Въпреки това спестяванията не са гарантирани. Действителната цена зависи от цените на горивото, таксите за транзакции, покритието на мрежата и ценовата структура на доставчика.

Управителите на автопаркове трябва да сравняват общите разходи, вместо да се фокусират единствено върху рекламираните отстъпки.

Карти за гориво срещу дебитни и кредитни карти

И двата варианта позволяват на шофьорите да плащат за гориво, но горивните карти предлагат допълнителни функции, специално предназначени за зареждане с гориво при бизнес пътувания.

За фирми, разполагащи с няколко превозни средства, функциите за отчитане и фактуриране на картите за гориво могат да се окажат особено полезни.

Въпреки това, обикновената бизнес банкова карта може все пак да е подходяща за по-малките оператори с ограничени нужди от зареждане с гориво.

Как да изберете подходящата карта за гориво за вашия автопарк?

Не всяка карта за гориво предлага едни и същи предимства. Преди да изберете доставчик, имайте предвид следните фактори.

Покритие на бензиностанциите

Осигурява ли картата достъп до подходящи бензиностанции по редовните ви маршрути? За операторите на камиони обхватът на мрежата и достъпността за превозните средства са от особено значение.

Цени на горивата и такси

Сравнете действителната цена на горивото, евентуалните транзакционни такси, таксите за използване на картата и други разходи. Намалената цена на горивото не означава автоматично, че услугата като цяло е по-евтина.

Условия за плащане

Проверете колко често се издават фактури, кога се събират плащанията и дали се предлагат кредитни условия.

Отчетност и администрация

Преценете дали доставчикът предоставя информацията за транзакциите, от която вашият бизнес се нуждае, за да следи разходите за гориво.

Международни изисквания

Ако вашият автопарк оперира в няколко държави, проверете в кои държави и мрежи се приема картата. Не всички карти за гориво предлагат международно покритие.

Как функционира системата за зареждане SNAP?

SNAP Refuelling помага на автопарковете от камиони да управляват покупките на гориво чрез специално решение за горивни карти.

Нашето решение за зареждане с гориво предлага на автопарковете и шофьорите по-интелигентен начин за управление на покупките на гориво. Благодарение на достъпа до мрежата на UK Fuels чрез SNAP, управлението на зареждането става по-лесно, с прозрачни цени и удобни начини на плащане. 

С услугата „SNAP Refuelling“ операторите на автопаркове могат да се възползват от:

• Достъп до мрежата на UK Fuels: Зареждайте гориво в участващите обекти на UK Fuels.

• Прозрачни разходи: Ясна информация за цените на горивото и фактурирането.

• Без задължения за използване: По-голяма гъвкавост по отношение на честотата на зареждане на вашия автопарк.

Често задавани въпроси относно картите за гориво

Може ли да се използва карта за гориво във всяка бензиностанция?

Не. Картите за гориво се приемат само в участващите обекти от мрежата на доставчика. Винаги проверявайте дали се приемат, преди да отидете до бензиностанция.

По-евтини ли са картите за гориво в сравнение с плащането с дебитна карта?

Може да е така, особено когато доставчиците предлагат конкурентни цени на горивото. Икономиите обаче зависят от доставчика, цените на горивото и приложимите такси. Сравнете общата стойност, преди да изберете карта.

Могат ли малките предприятия да използват карти за гориво?

Да. Картите за гориво са достъпни както за фирми, които експлоатират едно превозно средство, така и за по-големи автопаркове. Условията за ползване и изискванията за кредитоспособност варират в зависимост от доставчика.

Могат ли картите за гориво да се използват в чужбина?

Някои карти за гориво предлагат международно покритие, докато други важат само в определени държави. Проверете мрежата, която се приема от вашия доставчик, преди да планирате пътувания извън границата.

Има ли лимити за разходите с картите за гориво?

Много доставчици предлагат средства за контрол на разходите, като например лимити за транзакции или ограничения върху разрешените покупки. Наличните средства за контрол варират в зависимост от вида на картата и условията по сметката.

Улеснете зареждането на автопарка с SNAP

Картите за гориво могат да променят значително начина, по който фирмите управляват закупуването на гориво, като спомагат за намаляване на административната тежест, подобряват прозрачността на разходите и улесняват плащанията за шофьорите.

За автопарковете от товарни автомобили изборът на подходящ доставчик означава да се вземат предвид обхватът на мрежата, цените на горивото и доколко лесно услугата се вписва в ежедневната дейност.

С услугата „SNAP Refuelling“ фирмите получават достъп до надеждна мрежа от бензиностанции във Великобритания чрез специално разработено решение за горивни карти.

Открийте SNAP Refuelling

Разберете как SNAP може да помогне на вашия автопарк да управлява по-ефективно закупуването на гориво.

Разгледайте услугата „SNAP Refuelling“