Как да се измери времето на изчакване на шофьора от пристигането на входа до отпътуването

Времето за изчакване на шофьорите е важен оперативен показател за мениджърите на автопаркове. Когато камионите прекарват прекалено много време в дистрибуционни центрове, складове и съоръжения за товарене, това може да се отрази на графиците за доставка, производителността на шофьорите, разхода на гориво и цялостното използване на автопарка.

 Въпреки това, за да се измери точно времето за изчакване, е необходимо да се проследи всеки етап, за да се идентифицират „тесните места“ и да се разбере къде се губи производителност. Проследяването на целия период от пристигането на изхода до отпътуването представлява полезна отправна точка. С подходящата технология и оперативни подобрения тези данни могат да помогнат на предприятията да намалят ненужните закъснения и да подобрят ефективността си.

1.   Определяне и измерване на времето за изчакване на шофьора

Първата стъпка е да се определи точно какво се счита за време на изчакване на шофьора. Въпреки че „времето от вход до изход“ се отнася до общия период между влизането и напускането на камиона от обекта, не цялото това време непременно се прекарва в изчакване.

 Например, един камион може да прекара 90 минути в склада, но само 40 минути от тях да са посветени на обработката на товара. Останалите 50 минути могат да се дължат на процедурите по приемане, изчакване на свободен товарен док или попълване на документите за отпътуване.

 Разделянето на тези етапи помага на мениджърите на флота да установят къде възникват закъсненията, вместо да разглеждат цялото посещение като един-единствен период на изчакване. Изчислението е просто — време от изход до изход = време на заминаване от изхода – време на пристигане на изхода.

 Екипите, отговарящи за автопарка, трябва също така да измерват продължителността на отделните етапи, за да разберат кои дейности допринасят най-много за общото време за обслужване.

2.   Използвайте технологии за проследяване на времето от излизане до пристигане

Технологията може да автоматизира събирането на времеви отметки, да намали административната работа и да осигури по-последователна прозрачност във всички обекти.

 Има няколко инструмента, които могат да ви помогнат:

• Системи за автоматизирано управление на контролно-пропускателните пунктове: Те използват технологии като разпознаване на регистрационни номера, RFID етикети и сканиране на баркодове, за да регистрират времето на влизане и излизане на превозните средства. По този начин се създават точни записи от порта до порта, без да се разчита на ръчно въвеждане на данни.
• GPS и телематика: Системите за проследяване на автопарка използват GPS данни и геоограждане, за да установят кога превозните средства влизат и напускат границите на определени обекти. Мениджърите могат да сравняват действителните часове на пристигане и заминаване с планираните графици. Проследяването на превозните средства също така осигурява по-голяма прозрачност относно движението на автопарка, което позволява на мениджърите да наблюдават местоположението на превозните средства и да предвиждат времето на пристигане.
• Системи за управление на двора: Те проследяват превозните средства и ремаркетата, движещи се в рамките на обекта, включително регистрация, позициониране в двора, разпределение на доковете и отпътуване. Това осигурява по-добра видимост на закъсненията, възникващи между пристигането на входа и натоварването.
• Системи за управление на транспорта: Тези системи свързват данните за обектите с графиците за диспечерско обслужване, сроковете за доставка, планирането на маршрутите и ефективността на превозвачите, като по този начин помагат на екипите, отговарящи за автопарка, да идентифицират повтарящи се закъснения в графиците при различните операции.
• Платформи за дигитално регистриране и записване на срещи: Те позволяват на шофьорите да регистрират пристигането си чрез мобилни устройства, QR кодове и терминали. Те могат също така да събират информация за доставката и документацията, преди камионът да пристигне в обекта.

Комбинирането на тези инструменти дава по-пълна представа за движението на превозните средства. Например, данните от GPS може да покажат, че камионът е пристигнал по график, докато записите на ръководството на склада разкриват, че той е чакал да му бъде определено място за разтоварване.

3.   Анализирайте данните, за да идентифицирате пречките пред производителността

Събирането на времеви отметки има смисъл само ако екипите, отговарящи за автопарка, редовно анализират информацията и предприемат действия въз основа на получените данни. Започнете със сравняване на времената от портал до портал по обекти, смени, видове доставки и превозвачи.

 Постоянно продължителното време за регистрация може да е признак за неефективни процедури за сигурност или непълна документация за доставката. Дългото чакане между регистрацията и определянето на рампата може да е признак за лошо планиране на срещите, ограничен капацитет на рампите или неадекватно планиране на работната ръка.

 Други потенциални пречки включват недостиг на работна ръка, лошо планиране и липса на комуникация. Важно е също така да се прави разграничение между закъсненията, които са под контрола на обекта, и тези, причинени от външни фактори. Например, закъсненията при доставките, дължащи се на трафика, не бива автоматично да се приписват на неефективност на склада.

4.   Оптимизиране на ефективността на товаро-разтоварната рампа

Ефективността на товаро-разтоварната рампа оказва пряко влияние върху времето, през което камионите престояват в обекта. Дори когато обработката на входа и планирането на срещите са ефективни, лошо координираните операции по товарене и разтоварване могат да доведат до значителни закъснения. Редовната профилактична поддръжка на оборудването на товаро-разтоварната рампа, включително секционните врати и системите за товарене, също може да предотврати неочаквани прекъсвания в работата и да защити работниците. Всичко това може да се отрази на ефективността.

 Складовете трябва да съгласуват графика за приемане на товари с наличното пространство, броя на персонала и очакваното време за обработка. Насрочването на прекалено много превозни средства за един и същ период може да доведе до задръствания, дори когато складът разполага с достатъчен капацитет през останалата част от деня.

 Подготовката на товара преди пристигането на камиона е от решаващо значение. Комплектоването, сортирането, подреждането и попълването на документите трябва да бъдат завършени, доколкото е възможно, преди превозното средство да достигне товарния док. Това намалява прекъсванията и позволява на складовия персонал да започне незабавно обработката на товара.

 Видимостта на доковете в реално време може да подобри координацията. Когато екипите на площадката и в склада могат да виждат кои докове са заети, кои са свободни или кога се очаква да се освободят, те могат да разпределят пристигащите превозни средства по-ефективно.

 Накрая, уверете се, че при пристигането на камионите е наличен необходимият персонал и оборудването за обработка на товари. Недостигът на мотокари, липсващите стоки и неправилната конфигурация на палетите могат да удължат времето за товарене.

5.   Подобряване на планирането на срещите и координацията при пристигането

Неравномерното разпределение на пристигащите превози може да доведе до дълги опашки, дори когато обектът разполага с достатъчен капацитет на рампите и работна ръка. Планирането на срещи по предварителна уговорка помага да се предотврати това , като разпределя пристигащите превози в наличните времеви интервали за обслужване. При определянето на продължителността на срещите обектите трябва да вземат предвид вида и обема на обработваните товари, вместо да определят еднакви времеви интервали за всяка доставка.

 Екипите, отговарящи за автопарка, могат да подобрят координацията, като потвърждават срещите преди изпращането и споделят очакваното време на пристигане с приемащите обекти. Ако трафикът или прекъсвания по маршрута засегнат графика на камиона, актуализираната информация за пристигането позволява на екипите в склада да коригират разпределението на доковете. Освен това информацията за трафика може да позволи гъвкави корекции на маршрута въз основа на условията в реално време.

 Динамичното планиране може да доведе до допълнителни подобрения. Ако даден автомобил закъснее или рампата се освободи по-рано от очакваното, графиците могат да бъдат коригирани, за да се сведе до минимум неизползваната капацитет.

6.   Оптимизиране на процедурите за настаняване и напускане

Административните процедури могат значително да удължат общото време за престой в обекта, особено когато шофьорите трябва да посещават няколко офиса, да повтарят една и съща информация или да чакат ръчно одобрение. Проверката на документите преди пристигането може да намали обема на информацията, която трябва да се обработи на входа. Цифровите системи за регистрация и електронните доказателства за доставка също така свеждат до минимум бумащината и ненужните административни стъпки.

 Процедурите при напускане заслужават подобно внимание. Възможно е камионът да е приключил с товаренето, но все още да чака окончателен подпис, проверка или одобрение на документите. Тези забавяния удължават времето от вход до изход, въпреки че основната оперативна дейност е приключила. Стандартизираните проверки за сигурност, цифровите подписи, автоматизираните уведомления за приключване и ясните процедури за освобождаване на превозните средства могат да помогнат за предотвратяване на ненужни забавяния.

7.   Определяне на показатели за ефективност и проследяване на напредъка

Намаляването на времето за изчакване на шофьорите изисква постоянно измерване. Мениджърите на автопарка трябва да определят базови показатели за ефективността, като използват исторически данни за времето от вход до вход, преди да въведат промени в оперативната дейност.

 След това определете реалистични цели въз основа на капацитета на съоръжението, характеристиките на товарите и оперативните изисквания. Избягвайте да прилагате една и съща цел за време за обработка за всяко съоръжение, тъй като изискванията за обработка могат да варират значително.

 При редовната оценка на работата трябва да се вземат предвид следните аспекти:

• Средно време от излитане до кацане.
• Средно време на изчакване на всеки етап от посещението в лечебното заведение.
• Време за товарене и разтоварване по обект.
• Процент на превозните средства, обслужени в рамките на определеното време за посещение.
• Повтарящи се закъснения по смени, местоположение и вид доставка.

 Споделете тези констатации с управителите на складове, екипите по експедицията и превозвачите. Подобряването на времето за обработка често изисква сътрудничество между отделите, а не само промени в работата на автопарка.

Намаляване на времето за изчакване на шофьорите чрез по-добра видимост

Измерването на времето за изчакване на шофьорите дава на екипите, отговарящи за автопарка, по-ясна представа за това колко ефективно превозните средства се придвижват в обектите. Истинската полза обаче идва от използването на тази информация за откриване на „тесни места“ и въвеждане на целенасочени подобрения.