Jak zmierzyć czas oczekiwania kierowcy od momentu przybycia do bramy do momentu wyjazdu

Czas oczekiwania kierowców stanowi ważny wskaźnik operacyjny dla menedżerów flot. Gdy ciężarówki spędzają zbyt dużo czasu w centrach dystrybucyjnych, magazynach i punktach załadunku, może to wpływać na harmonogramy dostaw, wydajność kierowców, zużycie paliwa oraz ogólne wykorzystanie floty.

 Jednak dokładny pomiar czasu oczekiwania wymaga wglądu w każdy etap procesu, aby zidentyfikować wąskie gardła i zrozumieć, gdzie dochodzi do spadku wydajności. Śledzenie całego okresu od przybycia do bramki aż do odlotu stanowi przydatny punkt wyjścia. Dzięki odpowiedniej technologii i usprawnieniom operacyjnym dane te mogą pomóc przedsiębiorstwom w ograniczeniu niepotrzebnych opóźnień i poprawie wydajności.

1.   Zdefiniowanie i pomiar czasu oczekiwania kierowców

Pierwszym krokiem jest dokładne określenie, co zalicza się do czasu oczekiwania kierowcy. Chociaż czas „od bramy do bramy” odnosi się do całkowitego okresu między wjazdem ciężarówki na teren obiektu a jej wyjazdem z niego, nie cały ten czas musi być koniecznie poświęcony na oczekiwanie.

 Na przykład ciężarówka może spędzić 90 minut w magazynie, ale tylko 40 minut na obsłudze ładunku. Pozostałe 50 minut można przypisać procedurom przyjmowania ładunku, oczekiwaniu na wolną rampę lub wypełnianiu dokumentów wyjazdowych.

 Rozdzielenie tych etapów pomaga menedżerom flot zidentyfikować, gdzie występują opóźnienia, zamiast traktować całą wizytę jako jeden okres oczekiwania. Obliczenie jest proste — czas od bramki do bramki = czas odlotu z bramki – czas przylotu do bramki.

 Zespoły ds. floty powinny również mierzyć czas trwania poszczególnych etapów, aby zrozumieć, które czynności mają największy wpływ na całkowity czas realizacji.

2.   Wykorzystaj technologie do śledzenia czasu od bramki do bramki

Technologia pozwala zautomatyzować gromadzenie znaczników czasu, ograniczyć nakład pracy administracyjnej oraz zapewnić bardziej spójny wgląd w sytuację we wszystkich placówkach.

 Pomocne może być kilka narzędzi:

• Zautomatyzowane systemy zarządzania bramami: Wykorzystują one technologie takie jak rozpoznawanie tablic rejestracyjnych, tagi RFID i skanowanie kodów kreskowych do rejestrowania czasu wjazdu i wyjazdu pojazdów. Pozwala to na tworzenie dokładnych zapisów dotyczących ruchu między bramami bez konieczności ręcznego rejestrowania danych.
• GPS i telematyka: Systemy śledzenia floty wykorzystują dane GPS i geofencing do identyfikacji momentów, w których pojazdy wjeżdżają na teren wyznaczonych obiektów i z nich wyjeżdżają. Menedżerowie mogą porównać rzeczywiste czasy przyjazdu i wyjazdu z zaplanowanymi harmonogramami. Śledzenie pojazdów zapewnia również lepszy wgląd w ruchy floty, umożliwiając menedżerom monitorowanie lokalizacji pojazdów i przewidywanie czasów przyjazdu.
• Systemy zarządzania placem: Systemy te śledzą pojazdy i naczepy poruszające się po terenie obiektu, w tym proces rejestracji, rozmieszczenie na placu, przydział miejsc przy dokach oraz wyjazd. Zapewnia to lepszy wgląd w opóźnienia występujące między przybyciem do bramy a załadunkiem.
• Systemy zarządzania transportem: Systemy te łączą dane dotyczące obiektów z harmonogramami wysyłek, terminami dostaw, planowaniem tras i wydajnością przewoźników, pomagając zespołom zarządzającym flotą w identyfikowaniu powtarzających się opóźnień w harmonogramach w ramach całej działalności.
• Cyfrowe platformy do odprawy i umawiania wizyt: Umożliwiają one kierowcom rejestrowanie przyjazdów za pomocą urządzeń mobilnych, kodów QR i kiosków. Pozwalają również na gromadzenie informacji dotyczących dostawy oraz dokumentacji jeszcze przed przybyciem ciężarówki do obiektu.

Połączenie tych narzędzi pozwala uzyskać pełniejszy obraz ruchu pojazdów. Na przykład dane GPS mogą wskazywać, że ciężarówka przyjechała zgodnie z harmonogramem, podczas gdy zapisy z systemu zarządzania placem przeładunkowym ujawniają, że czekała ona na przydzielenie doku.

3.   Analiza danych w celu zidentyfikowania wąskich gardeł w wydajności

Gromadzenie danych dotyczących czasu ma sens tylko wtedy, gdy zespoły ds. floty regularnie analizują te informacje i podejmują działania w oparciu o ich wyniki. Zacznij od porównania czasów przejazdu między bramami w poszczególnych obiektach, na różnych zmianach, dla różnych rodzajów dostaw i przewoźników.

 Ciągłe opóźnienia przy odprawie mogą wskazywać na nieefektywne procedury bezpieczeństwa lub niekompletną dokumentację dostawy. Długie przerwy między odprawą a przydzieleniem miejsca przy rampie mogą wskazywać na nieodpowiednie planowanie terminów, ograniczoną przepustowość ramp lub niewłaściwe planowanie zatrudnienia.

 Inne potencjalne wąskie gardła to niedobór siły roboczej, nieodpowiednie planowanie oraz brak komunikacji. Ważne jest również rozróżnienie między opóźnieniami, na które obiekt ma wpływ, a tymi spowodowanymi czynnikami zewnętrznymi. Na przykład spóźnienia spowodowane korkami nie powinny być automatycznie przypisywane nieefektywności magazynu.

4.   Optymalizacja wydajności rampy załadunkowej

Wydajność rampy załadunkowej ma bezpośredni wpływ na czas postoju ciężarówek na terenie obiektu. Nawet jeśli obsługa bram i planowanie wizyt przebiegają sprawnie, źle skoordynowane operacje załadunku i rozładunku mogą powodować znaczne opóźnienia. Regularna konserwacja zapobiegawcza urządzeń rampy załadunkowej, w tym bram podnoszonych i systemów załadunkowych, może również zapobiegać nieoczekiwanym przestojom i chronić pracowników. Wszystko to może wpływać na wydajność.

 Ośrodki logistyczne powinny koordynować terminy obsługi przy rampach z dostępną przestrzenią, poziomem obsady kadrowej oraz przewidywanym czasem obsługi. Zaplanowanie zbyt dużej liczby pojazdów w tym samym przedziale czasowym może spowodować zatory, nawet jeśli magazyn dysponuje wystarczającą przepustowością przez pozostałą część dnia.

 Niezwykle ważne jest przygotowanie ładunku przed przyjazdem ciężarówki. Kompletowanie, sortowanie, rozmieszczanie ładunku oraz formalności należy w miarę możliwości zakończyć przed dotarciem pojazdu do rampy załadunkowej. Pozwala to ograniczyć przerwy w pracy i umożliwia pracownikom magazynu szybkie rozpoczęcie obsługi ładunku.

 Wgląd w stan doków w czasie rzeczywistym może usprawnić koordynację. Gdy zespoły pracujące na placu i w magazynie widzą, które doki są zajęte, wolne lub mają się wkrótce zwolnić, mogą efektywniej przydzielać przyjeżdżające pojazdy.

 Na koniec należy upewnić się, że w momencie przyjazdu ciężarówek dostępny będzie niezbędny personel oraz sprzęt do przeładunku. Niedobór wózków widłowych, brakujące zapasy oraz nieprawidłowe ułożenie palet mogą wydłużyć czas załadunku.

5.   Usprawnienie planowania wizyt i koordynacji przybycia pacjentów

Niewłaściwe rozłożenie przyjazdów może powodować długie kolejki, nawet jeśli obiekt dysponuje wystarczającą liczbą stanowisk przeładunkowych i personelem. Planowanie terminów pomaga temu zapobiegać poprzez rozłożenie przyjeżdżających pojazdów na dostępne przedziały czasowe. Przy ustalaniu długości terminów obiekty powinny brać pod uwagę rodzaj i ilość obsługiwanych ładunków, zamiast przydzielać identyczne przedziały czasowe każdej dostawie.

 Zespoły floty mogą usprawnić koordynację, potwierdzając terminy dostaw przed wysyłką oraz przekazując szacowane czasy przyjazdu do placówek odbiorczych. Jeśli korki lub utrudnienia na trasie wpłyną na harmonogram przejazdu ciężarówki, zaktualizowane informacje o przyjeździe pozwalają zespołom magazynowym dostosować przydziały miejsc dokowania. Ponadto informacje o ruchu drogowym umożliwiają elastyczne dostosowywanie tras w oparciu o warunki panujące w czasie rzeczywistym.

 Dynamiczne planowanie może przynieść dalsze usprawnienia. Jeśli pojazd ma opóźnienie lub rampa załadunkowa stanie się dostępna wcześniej niż przewidywano, terminy można dostosować tak, aby zminimalizować niewykorzystaną przepustowość.

6.   Usprawnienie procedur odprawy i wyjazdu

Procedury administracyjne mogą znacznie wydłużyć całkowity czas przebywania w obiekcie, zwłaszcza gdy kierowcy muszą odwiedzać wiele biur, wielokrotnie podawać te same informacje lub czekać na ręczne zatwierdzenia. Weryfikacja dokumentów przed przyjazdem pozwala ograniczyć ilość informacji, które trzeba przetworzyć przy bramie. Cyfrowe systemy rejestracji oraz elektroniczne potwierdzenia dostawy również ograniczają formalności i zbędne czynności administracyjne.

 Na podobną uwagę zasługują procedury wyjazdowe. Może się zdarzyć, że ciężarówka zakończyła już załadunek, ale wciąż czeka na ostateczny podpis, kontrolę lub zatwierdzenie dokumentów. Opóźnienia te wydłużają czas przejazdu od bramy do bramy, mimo że główna część operacji została już zakończona. Standaryzowane kontrole bezpieczeństwa, podpisy cyfrowe, automatyczne powiadomienia o zakończeniu procedur oraz jasne procedury zwolnienia pojazdu mogą pomóc w zapobieganiu niepotrzebnym opóźnieniom.

7.   Ustal wskaźniki wydajności i monitoruj postępy

Skrócenie czasu oczekiwania kierowców wymaga ciągłego monitorowania. Przed wprowadzeniem zmian operacyjnych menedżerowie flot powinni ustalić poziom odniesienia wydajności na podstawie historycznych danych dotyczących czasu przejazdu od bramy do bramy.

 Następnie należy wyznaczyć realistyczne cele w oparciu o przepustowość obiektu, charakterystykę ładunku oraz wymagania operacyjne. Należy unikać stosowania tego samego docelowego czasu obsługi dla wszystkich obiektów, ponieważ wymagania dotyczące obsługi mogą się znacznie różnić.

 W ramach regularnej oceny wyników pracy należy uwzględnić:

• Średni czas podróży od odlotu do przylotu.
• Średni czas oczekiwania na każdym etapie wizyty w placówce.
• Czasy załadunku i rozładunku w poszczególnych obiektach.
• Odsetek pojazdów obsłużonych w wyznaczonym przedziale czasowym.
• Częste opóźnienia w podziale na zmiany, lokalizacje i rodzaje dostaw.

 Przekaż te ustalenia kierownikom magazynów, zespołom wysyłkowym i przewoźnikom. Skrócenie czasu realizacji często wymaga współpracy między różnymi działami, a nie tylko zmian w funkcjonowaniu floty.

Skrócenie czasu oczekiwania kierowców dzięki lepszej widoczności

Pomiar czasu oczekiwania kierowców pozwala zespołom zarządzającym flotą lepiej zrozumieć, jak efektywnie pojazdy poruszają się po terenie obiektów. Jednak prawdziwą wartość stanowi wykorzystanie tych informacji do identyfikacji wąskich gardeł i wprowadzania ukierunkowanych usprawnień.