Sådan måles chaufførens ventetid fra ankomst til porten til afgang

Chaufførernes ventetid er en vigtig driftsmåling for flådechefer. Når lastbilerne bruger for lang tid ved distributionscentre, lagre og lasteanlæg, kan det påvirke leveringsplanerne, chaufførernes produktivitet, brændstofforbruget og den samlede udnyttelse af flåden.

 For at kunne måle ventetiden præcist er det imidlertid nødvendigt at have indsigt i hver enkelt fase, så man kan identificere flaskehalse og forstå, hvor produktiviteten går tabt. At følge hele forløbet fra ankomsten til gaten til afgangen udgør et nyttigt udgangspunkt. Med den rette teknologi og driftsmæssige forbedringer kan disse data hjælpe virksomhederne med at reducere unødvendige forsinkelser og øge effektiviteten.

1.   Definition og måling af chaufførens ventetid

Det første skridt er at fastlægge præcist, hvad der regnes som chaufførens ventetid. Selvom »gate-to-gate-tiden« dækker over den samlede periode mellem en lastbils ankomst til og afgang fra et anlæg, er det ikke nødvendigvis hele denne tid, der bruges på at vente.

 For eksempel kan en lastbil tilbringe 90 minutter på et lager, men kun 40 minutter på selve godshåndteringen. De resterende 50 minutter kan tilskrives indtjekningsprocedurer, ventetid på en ledig lasterampe eller udfyldelse af afgangs papirer.

 Ved at opdele disse faser kan flådecheferne bedre identificere, hvor forsinkelserne opstår, i stedet for at betragte hele besøget som én samlet ventetid. Beregningen er enkel — tid fra gate til gate = tidsstempel for afgang fra gate – tidsstempel for ankomst til gate.

 Flådeteamene bør også måle varigheden af de enkelte faser for at få et overblik over, hvilke aktiviteter der bidrager mest til den samlede gennemløbstid.

2.   Brug teknologi til at spore tiden fra gate til gate

Teknologien kan automatisere indsamlingen af tidsstempler, mindske det administrative arbejde og give et mere ensartet overblik på tværs af anlæggene.

 Der findes flere værktøjer, der kan hjælpe:

• Automatiserede portstyringssystemer: Disse systemer anvender teknologier såsom nummerpladegenkendelse, RFID-tags og stregkodescanning til at registrere køretøjers ind- og udkørselstidspunkter. Dette skaber nøjagtige registreringer fra port til port uden at være afhængig af manuel registrering.
• GPS og telematik: Flådesporingssystemer bruger GPS-data og geofencing til at registrere, hvornår køretøjer kører ind og ud af bestemte anlægsgrænser. Ledere kan sammenligne de faktiske ankomst- og afgangstider med de planlagte tidsplaner. Køretøjssporing giver også bedre indsigt i flådens bevægelser, hvilket gør det muligt for ledere at overvåge køretøjernes placering og forudse ankomsttider.
• Lagerpladsstyringssystemer: Disse systemer sporer køretøjer og trailere, der bevæger sig rundt på et anlæg, herunder indtjekning, placering på pladsen, tildeling af lastepladser og afgang. Dette giver bedre overblik over forsinkelser, der opstår mellem ankomst til porten og lastning.
• Transportstyringssystemer: Disse systemer sammenkobler anlægsdata med afsendelsesplaner, leveringstider, ruteplanlægning og transportørernes præstationer, hvilket hjælper flådeteamene med at identificere tilbagevendende forsinkelser i driften.
• Digitale check-in- og aftaleplatforme: Disse giver chaufførerne mulighed for at registrere ankomster via mobile enheder, QR-koder og selvbetjeningsterminaler. De kan også indsamle leveringsoplysninger og dokumentation, inden lastbilen ankommer til anlægget.

Ved at kombinere disse værktøjer får man et mere fuldstændigt billede af køretøjernes bevægelser. For eksempel kan GPS-data vise, at en lastbil ankom til tiden, mens optegnelser fra lagerledelsen afslører, at den ventede på at få tildelt en lasterampe.

3.   Analyser data for at identificere flaskehalse i produktiviteten

Indsamling af tidsstempler er kun nyttigt, hvis flådeteamene regelmæssigt gennemgår oplysningerne og handler på baggrund af det, de afslører. Begynd med at sammenligne transporttiderne fra port til port på tværs af anlæg, vagter, leveringstyper og transportører.

 Gennemgående lange indtjekningstider kan være tegn på ineffektive sikkerhedsprocedurer eller ufuldstændig leveringsdokumentation. Lange ventetider mellem indtjekning og tildeling af lasteplads kan være tegn på dårlig tidsplanlægning, begrænset lastepladskapacitet eller utilstrækkelig personaleplanlægning.

 Andre mulige flaskehalse omfatter mangel på arbejdskraft, dårlig planlægning og manglende kommunikation. Det er også vigtigt at skelne mellem forsinkelser, som en virksomhed har kontrol over, og dem, der skyldes eksterne faktorer. For eksempel bør forsinkelser på grund af trafikken ikke automatisk tilskrives ineffektivitet i lageret.

4.   Optimer effektiviteten ved lasterampen

Effektiviteten ved lasterampen har direkte indflydelse på, hvor længe lastbilerne opholder sig på anlægget. Selv når afviklingen ved porten og tidsbestillingen fungerer effektivt, kan dårligt koordinerede på- og aflæsningsoperationer medføre betydelige forsinkelser. Regelmæssigt forebyggende vedligehold af udstyret ved lasterampen, herunder porte og lasteanlæg, kan også forhindre uventede driftsstop og beskytte medarbejderne. Alt dette kan påvirke effektiviteten.

 Anlæggene bør koordinere lastepladsreservationer med ledig plads, bemanding og forventede håndteringstider. Hvis der planlægges for mange køretøjer inden for samme tidsrum, kan det skabe overbelastning, selvom lageret har tilstrækkelig kapacitet resten af dagen.

 Det er afgørende at forberede godset, inden lastbilen ankommer. Plukning, sortering, klargøring og papirarbejde bør så vidt muligt være afsluttet, inden køretøjet når frem til lasterampen. Dette mindsker afbrydelser og giver lagerpersonalet mulighed for straks at påbegynde håndteringen af godset.

 Overblik over lastebroer i realtid kan forbedre koordineringen. Når medarbejderne på gårdspladsen og i lageret kan se, hvilke lastebroer der er optaget, ledige eller forventes at blive ledige, kan de fordele de ankommende køretøjer mere effektivt.

 Endelig skal du sikre dig, at det nødvendige personale og udstyr til materialehåndtering står klar, når lastbilerne ankommer. Mangel på gaffeltrucks, manglende varer på lager og forkert sammensatte paller kan alle forlænge lastetiden.

5.   Forbedring af tidsbestilling og koordinering af ankomst

Dårligt fordelt ankomsttidspunkt kan medføre lange køer, selv når et anlæg har tilstrækkelig lastepladskapacitet og arbejdskraft. Tidsbestilling hjælper med at forhindre dette ved at fordele de indkommende køretøjer på de ledige servicetidsrum. Anlæggene bør tage højde for typen og mængden af den fragt, der håndteres, når de fastlægger varigheden af tidsbestillingerne, i stedet for at tildele identiske tidsrum til hver eneste levering.

 Flådeteamene kan forbedre koordineringen ved at bekræfte aftaler inden afsendelse og videregive forventede ankomsttider til modtagerfaciliteterne. Hvis trafik- eller ruteforstyrrelser påvirker en lastbils køreplan, giver opdaterede ankomstoplysninger lagerpersonalet mulighed for at tilpasse tildelingen af lastebroer. Derudover kan trafikoplysninger muliggøre fleksible rutejusteringer baseret på forholdene i realtid.

 Dynamisk planlægning kan medføre yderligere forbedringer. Hvis et køretøj er forsinket, eller en lasterampe bliver ledig tidligere end forventet, kan aftalerne tilpasses for at minimere uudnyttet kapacitet.

6.   Strømlinjeform check-in- og afrejseprocedurerne

Administrative processer kan øge den samlede tid på anlægget betydeligt, især når chaufførerne skal besøge flere kontorer, gentage oplysninger eller vente på manuelle godkendelser. Dokumentkontrol inden ankomst kan reducere mængden af oplysninger, der skal behandles ved indgangen. Digitale indtjekningssystemer og elektroniske leveringsbeviser minimerer ligeledes papirarbejdet og unødvendige administrative trin.

 Afgangsprocedurerne fortjener tilsvarende opmærksomhed. En lastbil kan have afsluttet lastningen, men stadig vente på en sidste underskrift, en inspektion eller godkendelse af papirerne. Disse forsinkelser forlænger tiden fra port til port, selvom den primære driftsaktivitet er afsluttet. Standardiserede sikkerhedskontroller, digitale underskrifter, automatiske meddelelser om færdiggørelse og klare procedurer for frigivelse af køretøjer kan bidrage til at forhindre unødvendige forsinkelser.

7.   Fastlæg præstationsmål og overvåg fremskridtene

For at reducere chaufførernes ventetid er det nødvendigt med løbende målinger. Flådechefer bør fastlægge en referenceværdi for ydeevnen ved hjælp af historiske data fra port til port, inden de indfører driftsmæssige ændringer.

 Ud fra dette skal du fastsætte realistiske mål baseret på anlæggets kapacitet, fragtens egenskaber og driftsmæssige krav. Undgå at anvende det samme mål for gennemløbstid på alle anlæg, da håndteringskravene kan variere betydeligt.

 En regelmæssig medarbejderudviklingssamtale bør omfatte følgende:

• Gennemsnitlig rejsetid fra afgang til ankomst.
• Gennemsnitlig ventetid i hver fase af et besøg på institutionen.
• Læse- og lossetider opdelt efter anlæg.
• Procentdel af køretøjer, der er blevet serviceret inden for det aftalte tidsvindue.
• Tilbagevendende forsinkelser opdelt efter vagt, lokation og leveringstype.

 Del disse resultater med lagerchefer, ekspeditionsafdelinger og transportører. For at forbedre gennemløbstiderne er det ofte nødvendigt med samarbejde på tværs af afdelinger frem for blot at ændre driften af vognparken.

Reducer chaufførernes ventetid gennem bedre udsyn

Ved at måle chaufførernes ventetid får flådeafdelingerne et bedre indblik i, hvor effektivt køretøjerne bevæger sig gennem anlæggene. Den egentlige værdi ligger dog i at bruge disse oplysninger til at identificere flaskehalse og gennemføre målrettede forbedringer.