Cum se măsoară timpul de așteptare al șoferului de la sosirea la poartă până la plecare

Timpul de așteptare al șoferilor este un indicator operațional important pentru managerii de flote. Atunci când camioanele petrec prea mult timp în centrele de distribuție, depozite și la punctele de încărcare, acest lucru poate afecta programele de livrare, productivitatea șoferilor, consumul de combustibil și gradul general de utilizare a flotei.

 Cu toate acestea, măsurarea precisă a timpului de așteptare necesită o imagine clară asupra fiecărei etape, pentru a identifica punctele de blocaj și a înțelege unde se pierd productivitatea. Urmărirea întregii perioade, de la sosirea la poartă până la plecare, oferă un punct de plecare util. Cu ajutorul tehnologiei potrivite și al îmbunătățirilor operaționale, aceste date pot ajuta companiile să reducă întârzierile inutile și să-și îmbunătățească eficiența.

1.   Definirea și măsurarea timpului de așteptare al șoferilor

Primul pas constă în stabilirea exactă a ceea ce se consideră timp de așteptare al șoferului. Deși timpul „de la poartă la poartă” se referă la perioada totală dintre intrarea și ieșirea unui camion dintr-o unitate, nu tot acest timp este neapărat petrecut în așteptare.

 De exemplu, un camion ar putea petrece 90 de minute într-un depozit, dar doar 40 de minute pentru manipularea mărfii. Cele 50 de minute rămase ar putea fi atribuite procedurilor de înregistrare, așteptării unui doc disponibil sau completării documentelor de plecare.

 Separarea acestor etape îi ajută pe managerii de flote să identifice unde apar întârzierile, în loc să considere întreaga vizită ca pe o singură perioadă de așteptare. Calculul este simplu — durata de la poartă la poartă = ora de plecare de la poartă – ora de sosire la poartă.

 Echipele responsabile de flotă ar trebui, de asemenea, să măsoare durata fiecărei etape în parte pentru a înțelege care activități contribuie cel mai mult la durata totală a procesului.

2.   Folosiți tehnologia pentru a monitoriza timpul de la poartă la poartă

Tehnologia poate automatiza colectarea datelor de timp, poate reduce volumul de muncă administrativă și poate oferi o vizibilitate mai uniformă la nivelul tuturor unităților.

 Există mai multe instrumente care vă pot ajuta:

• Sisteme automatizate de gestionare a porților: Acestea utilizează tehnologii precum recunoașterea plăcuțelor de înmatriculare, etichetele RFID și scanarea codurilor de bare pentru a înregistra orele de intrare și ieșire ale vehiculelor. Astfel se creează înregistrări precise de la poartă la poartă, fără a fi necesară înregistrarea manuală.
• GPS și telematică: Sistemele de monitorizare a flotei utilizează date GPS și geofencing pentru a identifica momentul în care vehiculele intră și ies din perimetrul stabilit al unei locații. Managerii pot compara orele reale de sosire și plecare cu programul planificat. Monitorizarea vehiculelor oferă, de asemenea, o vizibilitate mai bună asupra mișcărilor flotei, permițând managerilor să monitorizeze locațiile vehiculelor și să anticipeze orele de sosire.
• Sisteme de gestionare a curții de manevră: Acestea urmăresc vehiculele și remorcile care se deplasează în incinta unei unități, inclusiv înregistrarea la sosire, poziționarea în curte, alocarea docurilor și plecarea. Acest lucru oferă o vizibilitate mai bună asupra întârzierilor care apar între sosirea la poartă și încărcare.
• Sisteme de gestionare a transporturilor: Aceste sisteme corelează datele privind facilitățile cu programele de expediere, termenele de livrare, planificarea rutelor și performanța transportatorilor, ajutând echipele responsabile de flote să identifice întârzierile recurente în programul operațional.
• Platforme digitale de înregistrare și programare: Acestea permit șoferilor să înregistreze sosirile prin intermediul dispozitivelor mobile, al codurilor QR și al chioșcurilor. De asemenea, pot colecta informații și documente referitoare la livrare înainte ca camionul să ajungă la sediu.

Combinarea acestor instrumente oferă o imagine mai completă a mișcărilor vehiculelor. De exemplu, datele GPS ar putea indica faptul că un camion a sosit la timp, în timp ce înregistrările departamentului de gestionare a parcării arată că acesta a așteptat alocarea unui doc de încărcare.

3.   Analizați datele pentru a identifica blocajele care afectează productivitatea

Colectarea datelor de timp este utilă doar dacă echipele responsabile de flotă analizează periodic aceste informații și iau măsuri în funcție de ceea ce reiese din ele. Începeți prin a compara timpii de la poartă la poartă între diferite unități, ture, tipuri de livrare și transportatori.

 Duratele constant lungi de înregistrare ar putea indica proceduri de securitate ineficiente sau documentație de livrare incompletă. Timpii de așteptare prelungiți între înregistrare și alocarea docului ar putea indica o programare defectuoasă a întâlnirilor, o capacitate limitată a docurilor sau o planificare inadecvată a forței de muncă.

 Alte posibile obstacole includ lipsa forței de muncă, o planificare deficitară și lipsa comunicării. De asemenea, este important să se facă distincția între întârzierile aflate sub controlul unității și cele cauzate de factori externi. De exemplu, sosirile întârziate din cauza traficului nu ar trebui atribuite automat ineficienței depozitului.

4.   Optimizarea eficienței rampelor de încărcare

Eficiența rampei de încărcare influențează în mod direct durata de staționare a camioanelor la o unitate. Chiar și atunci când procesarea la poartă și programarea întâlnirilor sunt eficiente, operațiunile de încărcare și descărcare prost coordonate pot genera întârzieri semnificative. Întreținerea preventivă regulată a echipamentelor de la rampa de încărcare, inclusiv a ușilor basculante și a sistemelor de încărcare, poate, de asemenea, preveni perioadele de nefuncționare neașteptate și asigura protecția lucrătorilor. Toate aceste aspecte pot avea un impact asupra eficienței.

 Unitățile ar trebui să coordoneze programările la docuri ținând cont de spațiul disponibil, de efectivul de personal și de timpul estimat pentru manipulare. Programarea unui număr prea mare de vehicule în aceeași perioadă poate genera aglomerație, chiar și atunci când depozitul dispune de o capacitate suficientă pe parcursul restului zilei.

 Pregătirea mărfii înainte de sosirea camionului este esențială. Selectarea, sortarea, pregătirea pentru încărcare și formalitățile administrative trebuie finalizate, pe cât posibil, înainte ca vehiculul să ajungă la rampa de încărcare. Acest lucru reduce întreruperile și permite personalului din depozit să înceapă manipularea mărfii fără întârziere.

 Vizibilitatea în timp real a rampelor de încărcare poate îmbunătăți coordonarea. Atunci când echipele din curtea de descărcare și din depozit pot vedea care rampe sunt ocupate, disponibile sau se preconizează că vor deveni disponibile, acestea pot aloca vehiculele care sosesc într-un mod mai eficient.

 În cele din urmă, asigurați-vă că personalul necesar și echipamentele de manipulare a mărfurilor sunt disponibile la sosirea camioanelor. Lipsa stivuitoarelor, lipsa unor articole din stoc și configurațiile incorecte ale paleților pot prelungi durata încărcării.

5.   Îmbunătățiți programarea întâlnirilor și coordonarea sosirilor

Sosirile prost distribuite pot genera cozi lungi, chiar și atunci când o unitate dispune de o capacitate suficientă a docurilor și de personal. Programarea în prealabil ajută la prevenirea acestei situații prin repartizarea vehiculelor care sosesc pe intervalele de timp disponibile pentru servicii. Unitățile ar trebui să țină cont de tipul și volumul mărfurilor manipulate atunci când stabilesc durata programărilor, în loc să aloce intervale de timp identice pentru fiecare livrare.

 Echipele responsabile de flotă pot îmbunătăți coordonarea prin confirmarea programărilor înainte de plecare și prin comunicarea orelor estimative de sosire către unitățile de recepție. În cazul în care traficul sau perturbările de pe traseu afectează programul unui camion, informațiile actualizate privind sosirea permit echipelor din depozit să adapteze alocările la rampele de încărcare. În plus, informațiile privind traficul pot permite ajustări flexibile ale traseului în funcție de condițiile din timp real.

 Programarea dinamică poate aduce îmbunătățiri suplimentare. Dacă un vehicul întârzie sau o rampă devine disponibilă mai devreme decât se preconiza, programările pot fi ajustate pentru a reduce la minimum capacitatea neutilizată.

6.   Simplificarea procedurilor de check-in și de plecare

Procedurile administrative pot prelungi semnificativ durata totală a șederii în incintă, în special atunci când șoferii trebuie să se prezinte la mai multe birouri, să repete informațiile sau să aștepte aprobări manuale. Verificarea documentelor înainte de sosire poate reduce volumul de informații care trebuie procesat la poartă. Sistemele digitale de înregistrare și confirmarea electronică a livrării reduc, de asemenea, birocrația și etapele administrative inutile.

 Procedurile de plecare merită o atenție similară. Este posibil ca un camion să fi finalizat încărcarea, dar să aștepte încă o semnătură finală, o inspecție sau aprobarea documentelor. Aceste întârzieri prelungesc durata de la poartă la poartă, chiar dacă activitatea operațională principală a fost finalizată. Verificările de securitate standardizate, semnăturile digitale, notificările automate de finalizare și procedurile clare de eliberare a vehiculelor pot contribui la prevenirea întârzierilor inutile.

7.   Stabiliți indicatori de performanță și monitorizați progresul

Reducerea timpului de așteptare al șoferilor necesită o monitorizare continuă. Managerii de flote ar trebui să stabilească un nivel de referință al performanței pe baza datelor istorice „de la poartă la poartă” înainte de a introduce modificări operaționale.

 Pe baza acestor informații, stabiliți obiective realiste, ținând cont de capacitatea fiecărei unități, de caracteristicile mărfurilor și de cerințele operaționale. Evitați să aplicați același obiectiv de timp de rotație pentru toate unitățile, întrucât cerințele de manipulare pot varia considerabil.

 O evaluare periodică a performanței ar trebui să ia în considerare:

• Durata medie a călătoriei de la un aeroport la altul.
• Timpul mediu de așteptare în fiecare etapă a unei vizite la unitatea medicală.
• Timpii de încărcare și descărcare pe unitate.
• Procentul de vehicule pentru care s-au efectuat lucrări de service în intervalul orar stabilit pentru programare.
• Întârzieri recurente pe ture, locație și tip de livrare.

 Transmiteți aceste concluzii managerilor de depozit, echipelor de expediere și transportatorilor. Îmbunătățirea timpilor de execuție necesită adesea o cooperare între departamente, mai degrabă decât doar modificări la nivelul operațiunilor flotei.

Reducerea timpului de așteptare al șoferilor printr-o vizibilitate îmbunătățită

Măsurarea timpului de așteptare al șoferilor oferă echipelor responsabile de flote o înțelegere mai clară a eficienței cu care vehiculele se deplasează în incintă. Cu toate acestea, adevărata valoare constă în utilizarea acestor informații pentru a identifica punctele de blocaj și a aduce îmbunătățiri specifice.