Hoe meet je de wachttijd van een chauffeur vanaf aankomst bij de poort tot vertrek?

De wachttijd van chauffeurs is een belangrijke operationele indicator voor wagenparkbeheerders. Wanneer vrachtwagens te lang in distributiecentra, magazijnen en laadfaciliteiten blijven staan, kan dit gevolgen hebben voor de leveringsschema’s, de productiviteit van de chauffeurs, het brandstofverbruik en de algehele benutting van het wagenpark.

 Om de wachttijd nauwkeurig te kunnen meten, is het echter noodzakelijk om inzicht te hebben in elke fase, zodat knelpunten kunnen worden opgespoord en duidelijk wordt waar productiviteit verloren gaat. Het bijhouden van de volledige periode vanaf aankomst bij de gate tot vertrek vormt een nuttig uitgangspunt. Met de juiste technologie en operationele verbeteringen kunnen deze gegevens bedrijven helpen onnodige vertragingen te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.

1.   De wachttijd voor chauffeurs definiëren en meten

De eerste stap is om precies vast te stellen wat onder wachttijd van de chauffeur valt. Hoewel de ‘gate-to-gate’-tijd verwijst naar de totale periode tussen het moment dat een vrachtwagen een terrein binnenrijdt en het moment dat hij het weer verlaat, wordt niet noodzakelijkerwijs al die tijd aan wachten besteed.

 Een vrachtwagen kan bijvoorbeeld 90 minuten in een magazijn doorbrengen, maar slechts 40 minuten besteden aan het laden en lossen van vracht. De overige 50 minuten kunnen worden toegeschreven aan incheckprocedures, het wachten op een vrij laadperron of het invullen van vertrekdocumenten.

 Door deze fasen van elkaar te scheiden, kunnen wagenparkbeheerders beter vaststellen waar vertragingen optreden, in plaats van het hele bezoek als één wachtperiode te beschouwen. De berekening is eenvoudig: de tijd van gate tot gate = tijdstip van vertrek bij de gate – tijdstip van aankomst bij de gate.

 Vlootteams zouden ook de duur van de afzonderlijke fasen moeten meten om inzicht te krijgen in welke activiteiten het meest bijdragen aan de totale doorlooptijd.

2.   Gebruik technologie om de reistijd van gate tot gate bij te houden

Technologie kan het verzamelen van tijdstempels automatiseren, de administratieve rompslomp verminderen en zorgen voor een consistentere overzichtelijkheid binnen alle vestigingen.

 Er zijn verschillende hulpmiddelen die hierbij kunnen helpen:

• Geautomatiseerde poortbeheersystemen: Deze maken gebruik van technologieën zoals kentekenherkenning, RFID-tags en het scannen van barcodes om de in- en uitrijtijden van voertuigen te registreren. Hierdoor ontstaan nauwkeurige gegevens van poort tot poort, zonder dat er een beroep hoeft te worden gedaan op handmatige registratie.
• GPS en telematica: Vlootvolgsystemen maken gebruik van GPS-gegevens en geofencing om te detecteren wanneer voertuigen de grenzen van aangewezen terreinen binnenrijden en verlaten. Managers kunnen de werkelijke aankomst- en vertrektijden vergelijken met de geplande dienstregeling. Voertuigvolgsystemen bieden ook meer inzicht in de bewegingen van het wagenpark, waardoor managers de locaties van voertuigen kunnen volgen en aankomsttijden kunnen voorspellen.
• Terreinbeheersystemen: Deze systemen volgen voertuigen en opleggers die zich binnen een terrein verplaatsen, inclusief het inchecken, de positionering op het terrein, de toewijzing aan laadperrons en het vertrek. Dit biedt meer inzicht in vertragingen die optreden tussen aankomst bij de poort en het laden.
• Transportbeheersystemen: Deze systemen koppelen faciliteitsgegevens aan dispatchschema's, afleverafspraken, routeplanning en de prestaties van vervoerders, waardoor wagenparkteams terugkerende vertragingen in de planning binnen de bedrijfsvoering kunnen opsporen.
• Platforms voor digitaal inchecken en het maken van afspraken: Hiermee kunnen chauffeurs hun aankomst registreren via mobiele apparaten, QR-codes en kiosken. Ook kunnen ze leveringsinformatie en documentatie verzamelen voordat een vrachtwagen de vestiging bereikt.

Door deze hulpmiddelen te combineren ontstaat een vollediger beeld van de bewegingen van voertuigen. Zo kan uit GPS-gegevens bijvoorbeeld blijken dat een vrachtwagen op tijd is aangekomen, terwijl uit de administratie van het terreinbeheer blijkt dat hij moest wachten op de toewijzing van een laadperron.

3.   Analyseer gegevens om productiviteitsknelpunten te identificeren

Het verzamelen van tijdstempels heeft alleen zin als de vlootteams de informatie regelmatig doornemen en actie ondernemen op basis van de bevindingen. Begin met het vergelijken van de reistijden tussen verschillende vestigingen, diensten, leveringstypen en vervoerders.

 Aanhoudend lange inchecktijden kunnen wijzen op inefficiënte veiligheidsprocedures of onvolledige leveringsdocumentatie. Lange wachttijden tussen het inchecken en de toewijzing van een laadperron kunnen duiden op een slechte afsprakenplanning, beperkte laadperroncapaciteit of ontoereikende personeelsplanning.

 Andere mogelijke knelpunten zijn onder meer een tekort aan personeel, slechte planning en gebrekkige communicatie. Het is ook belangrijk om onderscheid te maken tussen vertragingen waarover een vestiging zelf de controle heeft en vertragingen die door externe factoren worden veroorzaakt. Zo moeten vertragingen als gevolg van het verkeer niet automatisch worden toegeschreven aan inefficiëntie in het magazijn.

4.   De efficiëntie van het laadperron optimaliseren

De efficiëntie van het laadperron heeft een directe invloed op hoe lang vrachtwagens op een terrein blijven staan. Zelfs als de afhandeling bij de poort en de afsprakenplanning efficiënt verlopen, kunnen slecht gecoördineerde laad- en losactiviteiten aanzienlijke vertragingen veroorzaken. Regelmatig preventief onderhoud van de apparatuur op het laadperron, waaronder sectionaaldeuren en laadsystemen, kan bovendien onverwachte stilstand voorkomen en werknemers beschermen. Dit alles kan van invloed zijn op de efficiëntie.

 Bedrijven moeten de afspraken voor het laden en lossen afstemmen op de beschikbare ruimte, de personeelsbezetting en de verwachte afhandelingstijden. Als er te veel voertuigen binnen dezelfde periode worden ingepland, kan dit tot opstoppingen leiden, zelfs als het magazijn de rest van de dag over voldoende capaciteit beschikt.

 Het is van cruciaal belang om de lading klaar te maken voordat de vrachtwagen arriveert. Het verzamelen, sorteren, klaarzetten en de administratieve afhandeling moeten zoveel mogelijk zijn afgerond voordat het voertuig het laadperron bereikt. Dit vermindert onderbrekingen en stelt het magazijnpersoneel in staat om onmiddellijk met de afhandeling van de lading te beginnen.

 Real-time inzicht in de laadperrons kan de coördinatie verbeteren. Wanneer de teams op het terrein en in het magazijn kunnen zien welke laadperrons bezet, beschikbaar of naar verwachting binnenkort beschikbaar zijn, kunnen ze binnenkomende voertuigen efficiënter toewijzen.

 Zorg er ten slotte voor dat het benodigde personeel en de benodigde materiaalverwerkingsapparatuur beschikbaar zijn wanneer de vrachtwagens aankomen. Een tekort aan vorkheftrucks, ontbrekende voorraad en onjuiste palletconfiguraties kunnen de laadtijden allemaal verlengen.

5.   Verbetering van de afsprakenplanning en de coördinatie bij aankomst

Een ongelijkmatige spreiding van de aankomsten kan tot lange wachtrijen leiden, zelfs als een vestiging over voldoende laadperroncapaciteit en personeel beschikt. Het inplannen van afspraken helpt dit te voorkomen door de binnenkomende voertuigen over de beschikbare servicetijdvakken te verdelen. Vestigingen moeten bij het bepalen van de duur van de afspraken rekening houden met het soort en de hoeveelheid vracht die wordt verwerkt, in plaats van voor elke levering identieke tijdvakken toe te wijzen.

 Vlootteams kunnen de coördinatie verbeteren door afspraken vóór het vertrek te bevestigen en de verwachte aankomsttijden door te geven aan de ontvangende vestigingen. Als het verkeer of verstoringen op de route het schema van een vrachtwagen beïnvloeden, kunnen magazijnteams dankzij bijgewerkte aankomstinformatie de toewijzingen aan de laadperrons aanpassen. Bovendien kan verkeersinformatie flexibele routeaanpassingen mogelijk maken op basis van realtime omstandigheden.

 Dynamische planning kan voor nog meer verbeteringen zorgen. Als een voertuig vertraging heeft of een laadperron eerder dan verwacht vrijkomt, kunnen afspraken worden aangepast om onbenutte capaciteit tot een minimum te beperken.

6.   Stroomlijn de incheck- en vertrekprocedures

Administratieve processen kunnen de totale doorlooptijd aanzienlijk verlengen, met name wanneer chauffeurs meerdere kantoren moeten bezoeken, informatie steeds opnieuw moeten doorgeven of moeten wachten op handmatige goedkeuringen. Door documenten al vóór aankomst te controleren, kan de hoeveelheid informatie die bij de poort moet worden verwerkt, worden verminderd. Digitale inchecksystemen en elektronische afleverbewijzen zorgen er bovendien voor dat er minder papierwerk en onnodige administratieve stappen nodig zijn.

 Ook de vertrekprocedures verdienen dezelfde aandacht. Het kan voorkomen dat een vrachtwagen weliswaar volledig is geladen, maar nog moet wachten op een laatste handtekening, inspectie of goedkeuring van documenten. Deze vertragingen verlengen de doorlooptijd van poort tot poort, ook al is de belangrijkste operationele activiteit al voltooid. Gestandaardiseerde veiligheidscontroles, digitale handtekeningen, geautomatiseerde meldingen van voltooiing en duidelijke procedures voor het vrijgeven van voertuigen kunnen helpen om onnodige vertragingen te voorkomen.

7.   Stel prestatiebenchmarks vast en houd de voortgang bij

Om de wachttijd voor chauffeurs te verkorten, is voortdurende meting nodig. Wagenparkbeheerders moeten eerst een referentieniveau vaststellen op basis van historische gegevens van poort tot poort, voordat ze operationele veranderingen doorvoeren.

 Stel vervolgens realistische doelstellingen vast op basis van de capaciteit van de vestiging, de kenmerken van de vracht en de operationele vereisten. Pas niet voor elke vestiging dezelfde doorlooptijddoelstelling toe, aangezien de vereisten voor de afhandeling aanzienlijk kunnen verschillen.

 Bij een periodieke functioneringsgesprek moet rekening worden gehouden met:

• Gemiddelde reistijd van gate tot gate.
• Gemiddelde wachttijd in elke fase van een bezoek aan een zorginstelling.
• Laad- en lostijden per vestiging.
• Percentage voertuigen dat binnen het afgesproken tijdvenster is onderhouden.
• Terugkerende vertragingen per dienst, locatie en leveringswijze.

 Deel deze bevindingen met magazijnmanagers, expeditieteams en vervoerders. Om doorlooptijden te verbeteren is vaak samenwerking tussen verschillende afdelingen nodig, in plaats van alleen aanpassingen in de wagenparkactiviteiten.

De wachttijd voor chauffeurs verkorten door beter zicht

Door de wachttijd van chauffeurs te meten, krijgen wagenparkbeheerders een duidelijker beeld van hoe efficiënt voertuigen zich door de faciliteiten verplaatsen. De echte meerwaarde zit echter in het gebruik van die informatie om knelpunten op te sporen en gerichte verbeteringen door te voeren.