Come misurare il tempo di attesa dei conducenti dall'arrivo al cancello alla partenza

Il tempo di attesa degli autisti è un indicatore operativo importante per i responsabili delle flotte. Quando i camion trascorrono troppo tempo nei centri di distribuzione, nei magazzini e nelle strutture di carico, ciò può influire sui tempi di consegna, sulla produttività degli autisti, sul consumo di carburante e sull’utilizzo complessivo della flotta.

 Tuttavia, per misurare con precisione i tempi di attesa è necessario avere una visione chiara di ogni fase del processo, al fine di individuare i colli di bottiglia e comprendere dove si verificano le perdite di produttività. Il monitoraggio dell’intero periodo, dall’arrivo al gate fino alla partenza, costituisce un utile punto di partenza. Grazie alla tecnologia adeguata e a miglioramenti operativi, questi dati possono aiutare le aziende a ridurre i ritardi superflui e a migliorare l’efficienza.

1.   Definizione e misurazione del tempo di attesa degli autisti

Il primo passo consiste nel definire con esattezza cosa si intenda per “tempo di attesa dell’autista”. Sebbene il tempo “da cancello a cancello” si riferisca al periodo totale che intercorre tra l’ingresso e l’uscita di un camion da una struttura, non tutto questo tempo è necessariamente trascorso in attesa.

 Ad esempio, un camion potrebbe trascorrere 90 minuti in un magazzino, ma dedicarne solo 40 alla movimentazione delle merci. I restanti 50 minuti potrebbero essere attribuiti alle procedure di registrazione, all’attesa di una banchina libera o al disbrigo delle pratiche di partenza.

 Distinguere queste fasi aiuta i responsabili delle flotte a individuare dove si verificano i ritardi, anziché considerare l'intera visita come un unico periodo di attesa. Il calcolo è semplice: tempo da gate a gate = ora di partenza dal gate – ora di arrivo al gate.

 I team responsabili della flotta dovrebbero inoltre misurare la durata delle singole fasi per capire quali attività incidono maggiormente sui tempi complessivi di evasione degli ordini.

2.   Utilizzare la tecnologia per monitorare il tempo di percorrenza da un gate all’altro

La tecnologia può automatizzare la raccolta dei timestamp, ridurre il carico di lavoro amministrativo e garantire una visibilità più uniforme in tutte le strutture.

 Ci sono diversi strumenti che possono essere d'aiuto:

• Sistemi automatizzati di gestione dei varchi: Questi sistemi utilizzano tecnologie quali il riconoscimento delle targhe, i tag RFID e la scansione dei codici a barre per registrare gli orari di ingresso e di uscita dei veicoli. Ciò consente di ottenere registrazioni accurate da cancello a cancello senza dover ricorrere alla registrazione manuale.
• GPS e telematica: I sistemi di tracciamento della flotta utilizzano i dati GPS e il geofencing per identificare quando i veicoli entrano ed escono dai confini delle strutture designate. I responsabili possono confrontare gli orari effettivi di arrivo e partenza con quelli previsti. Il tracciamento dei veicoli offre inoltre una maggiore visibilità sui movimenti della flotta, consentendo ai responsabili di monitorare la posizione dei veicoli e anticiparne gli orari di arrivo.
• Sistemi di gestione del piazzale: Questi sistemi monitorano i veicoli e i rimorchi che si spostano all’interno di una struttura, comprese le operazioni di registrazione, il posizionamento nell’area di stoccaggio, l’assegnazione delle banchine e la partenza. Ciò garantisce una maggiore visibilità sui ritardi che si verificano tra l’arrivo al cancello e le operazioni di carico.
• Sistemi di gestione dei trasporti: Questi sistemi integrano i dati delle strutture con i programmi di spedizione, gli appuntamenti di consegna, la pianificazione dei percorsi e le prestazioni dei corrieri, aiutando i team responsabili della flotta a individuare i ritardi ricorrenti nei programmi operativi.
• Piattaforme digitali per il check-in e la prenotazione degli appuntamenti: Queste consentono agli autisti di registrare gli arrivi tramite dispositivi mobili, codici QR e chioschi. Consentono inoltre di raccogliere le informazioni relative alla consegna e la documentazione necessaria prima che il camion raggiunga la struttura.

La combinazione di questi strumenti offre un quadro più completo dei movimenti dei veicoli. Ad esempio, i dati GPS potrebbero indicare che un camion è arrivato in orario, mentre i registri della gestione del piazzale rivelano che ha atteso l’assegnazione della banchina.

3.   Analizzare i dati per individuare i colli di bottiglia nella produttività

La raccolta dei timestamp è utile solo se i team della flotta esaminano regolarmente le informazioni e agiscono in base a quanto emerge da esse. Iniziate confrontando i tempi da gate a gate tra le diverse strutture, i turni, i tipi di consegna e i vettori.

 Tempi di registrazione costantemente lunghi potrebbero indicare procedure di sicurezza inefficienti o documentazione di consegna incompleta. Le attese prolungate tra la registrazione e l'assegnazione della banchina potrebbero indicare una cattiva pianificazione degli appuntamenti, una capacità limitata delle banchine o una pianificazione inadeguata della manodopera.

 Altri potenziali colli di bottiglia includono la carenza di manodopera, una pianificazione inadeguata e la mancanza di comunicazione. È inoltre importante distinguere tra i ritardi che rientrano nella sfera di controllo della struttura e quelli causati da fattori esterni. Ad esempio, gli arrivi in ritardo dovuti al traffico non dovrebbero essere automaticamente attribuiti all’inefficienza del magazzino.

4.   Ottimizzare l'efficienza della banchina di carico

L'efficienza della banchina di carico influisce direttamente sulla durata della permanenza dei camion presso una struttura. Anche quando le procedure di accesso e la programmazione degli appuntamenti sono efficienti, operazioni di carico e scarico mal coordinate possono causare ritardi significativi. Una regolare manutenzione preventiva delle attrezzature della banchina di carico, comprese le porte basculanti e i sistemi di carico, può inoltre prevenire tempi di inattività imprevisti e tutelare i lavoratori. Tutto ciò può incidere sull'efficienza.

 Le strutture dovrebbero coordinare gli appuntamenti presso le banchine tenendo conto dello spazio disponibile, dell’organico e dei tempi di movimentazione previsti. Programmare un numero eccessivo di veicoli nello stesso periodo può causare congestione, anche quando il magazzino dispone di capacità sufficiente per il resto della giornata.

 È fondamentale preparare la merce prima dell’arrivo dell’autocarro. Le operazioni di prelievo, smistamento, predisposizione e compilazione dei documenti devono essere completate, per quanto possibile, prima che il veicolo raggiunga la banchina di carico. Ciò riduce le interruzioni e consente al personale di magazzino di iniziare tempestivamente la movimentazione della merce.

 La visibilità in tempo reale sulle banchine può migliorare il coordinamento. Quando i team addetti al piazzale e al magazzino possono vedere quali banchine sono occupate, disponibili o destinate a diventare disponibili, possono assegnare i veicoli in arrivo in modo più efficiente.

 Infine, assicuratevi che, all’arrivo dei camion, siano disponibili il personale e le attrezzature per la movimentazione dei materiali necessari. La carenza di carrelli elevatori, le mancanze di magazzino e le configurazioni errate dei pallet possono tutte allungare i tempi di carico.

5.   Migliorare la pianificazione degli appuntamenti e il coordinamento degli arrivi

Un’affluenza mal distribuita può causare lunghe code, anche quando una struttura dispone di una capacità di banchina e di manodopera sufficienti. La programmazione degli appuntamenti aiuta a evitare questa situazione , distribuendo i veicoli in arrivo tra le fasce orarie di servizio disponibili. Le strutture dovrebbero tenere conto del tipo e del volume delle merci da movimentare nel determinare la durata degli appuntamenti, anziché assegnare fasce orarie identiche a ogni consegna.

 I team addetti alla flotta possono migliorare il coordinamento confermando gli appuntamenti prima della partenza e comunicando i tempi di arrivo previsti alle strutture di destinazione. Se il traffico o eventuali interruzioni del percorso incidono sull’orario di un camion, le informazioni aggiornate sull’arrivo consentono ai team del magazzino di adeguare l’assegnazione delle banchine. Inoltre, le informazioni sul traffico possono consentire adeguamenti flessibili del percorso in base alle condizioni in tempo reale.

 La pianificazione dinamica può apportare ulteriori miglioramenti. Se un veicolo è in ritardo o una banchina si libera prima del previsto, è possibile modificare gli appuntamenti per ridurre al minimo la capacità inutilizzata.

6.   Semplificare le procedure di check-in e di partenza

Le procedure amministrative possono aumentare in modo significativo il tempo complessivo trascorso nella struttura, in particolare quando gli autisti devono recarsi in più uffici, ripetere le stesse informazioni o attendere approvazioni manuali. La verifica dei documenti prima dell’arrivo può ridurre la quantità di informazioni che devono essere elaborate all’ingresso. Anche i sistemi di check-in digitale e le ricevute di consegna elettroniche riducono al minimo le pratiche cartacee e le fasi amministrative superflue.

 Anche le procedure di partenza meritano la stessa attenzione. Può capitare che un camion abbia completato le operazioni di carico, ma sia ancora in attesa di una firma finale, di un’ispezione o dell’approvazione dei documenti. Questi ritardi allungano i tempi complessivi di permanenza nel terminal, nonostante l’attività operativa principale sia stata completata. Controlli di sicurezza standardizzati, firme digitali, notifiche automatiche di completamento e procedure chiare per il rilascio dei veicoli possono contribuire a evitare ritardi inutili.

7.   Stabilire parametri di riferimento per le prestazioni e monitorare i progressi

Per ridurre i tempi di attesa degli autisti è necessario effettuare misurazioni costanti. I responsabili della flotta dovrebbero stabilire i livelli di riferimento delle prestazioni utilizzando i dati storici relativi ai tempi di transito da un punto di controllo all’altro prima di introdurre modifiche operative.

 A questo punto, stabilite obiettivi realistici in base alla capacità della struttura, alle caratteristiche del carico e alle esigenze operative. Evitate di applicare lo stesso obiettivo di tempo di smistamento a tutte le strutture, poiché le esigenze di movimentazione possono variare notevolmente.

 Una valutazione periodica delle prestazioni dovrebbe tenere conto dei seguenti aspetti:

• Tempo medio di percorrenza da gate a gate.
• Tempo medio di attesa in ciascuna fase di una visita presso la struttura.
• Tempi di carico e scarico per struttura.
• Percentuale di veicoli sottoposti a manutenzione entro la fascia oraria prevista per l'appuntamento.
• Ritardi ricorrenti per turno, sede e tipo di consegna.

 Condividete questi risultati con i responsabili di magazzino, i team di spedizione e i corrieri. Il miglioramento dei tempi di evasione degli ordini richiede spesso una collaborazione tra i vari reparti, piuttosto che semplici modifiche alle operazioni relative alla flotta.

Ridurre i tempi di attesa degli autisti grazie a una maggiore visibilità

Misurare i tempi di attesa degli autisti consente ai responsabili delle flotte di comprendere meglio l’efficienza con cui i veicoli si muovono all’interno delle strutture. Tuttavia, il vero valore deriva dall’utilizzo di tali informazioni per individuare i colli di bottiglia e apportare miglioramenti mirati.