So messen Sie die Wartezeit des Fahrers von der Ankunft am Tor bis zur Abfahrt

Die Wartezeit der Fahrer ist eine wichtige betriebliche Kennzahl für Fuhrparkmanager. Wenn Lkw übermäßig viel Zeit in Verteilzentren, Lagern und Verladeanlagen verbringen, kann dies Auswirkungen auf die Liefertermine, die Produktivität der Fahrer, den Kraftstoffverbrauch und die Gesamtauslastung des Fuhrparks haben.

 Um die Wartezeit jedoch genau zu messen, ist ein Einblick in jede einzelne Phase erforderlich, um Engpässe zu identifizieren und zu verstehen, wo Produktivität verloren geht. Die Erfassung des gesamten Zeitraums von der Ankunft am Gate bis zum Abflug bietet einen nützlichen Ausgangspunkt. Mit der richtigen Technologie und betrieblichen Verbesserungen können diese Daten Unternehmen dabei helfen, unnötige Verzögerungen zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

1.   Wartezeit der Fahrer definieren und messen

Der erste Schritt besteht darin, genau festzulegen, was als Wartezeit des Fahrers gilt. Die „Gate-to-Gate“-Zeit bezieht sich zwar auf den gesamten Zeitraum zwischen der Einfahrt und der Ausfahrt eines Lkw aus einer Anlage, doch wird nicht unbedingt die gesamte Zeit mit Warten verbracht.

 Beispielsweise könnte ein Lkw 90 Minuten in einem Lager verbringen, davon jedoch nur 40 Minuten mit der Abfertigung der Fracht. Die restlichen 50 Minuten könnten auf Anmeldeformalitäten, das Warten auf eine freie Laderampe oder das Ausfüllen der Abfahrtsunterlagen entfallen.

 Durch die Trennung dieser Phasen können Flottenmanager besser erkennen, wo es zu Verzögerungen kommt, anstatt den gesamten Aufenthalt als eine einzige Wartezeit zu betrachten. Die Berechnung ist einfach: Zeit von Gate zu Gate = Zeitstempel der Abfahrt am Gate – Zeitstempel der Ankunft am Gate.

 Flottenmanagement-Teams sollten zudem die Dauer der einzelnen Phasen messen, um zu ermitteln, welche Aktivitäten am stärksten zur Gesamtdurchlaufzeit beitragen.

2.   Nutzen Sie Technologie zur Erfassung der Gesamtflugzeit

Mithilfe von Technologie lässt sich die Erfassung von Zeitstempeln automatisieren, der Verwaltungsaufwand reduzieren und eine einheitlichere Transparenz über alle Standorte hinweg gewährleisten.

 Es gibt verschiedene Hilfsmittel, die dabei helfen können:

• Automatisierte Torverwaltungssysteme: Diese nutzen Technologien wie Kennzeichenerkennung, RFID-Tags und Barcode-Scanning, um die Ein- und Ausfahrtszeiten von Fahrzeugen zu erfassen. So entstehen genaue Aufzeichnungen von Tor zu Tor, ohne dass manuelle Protokollierung erforderlich ist.
• GPS und Telematik: Flottenortungssysteme nutzen GPS-Daten und Geofencing, um zu erkennen, wann Fahrzeuge festgelegte Anlagengrenzen passieren. Manager können die tatsächlichen Ankunfts- und Abfahrtszeiten mit den geplanten Zeitplänen vergleichen. Die Fahrzeugortung bietet zudem einen besseren Überblick über die Bewegungen der Flotte, sodass Manager die Standorte der Fahrzeuge überwachen und Ankunftszeiten vorhersagen können.
• Lagerplatzmanagementsysteme: Diese Systeme verfolgen Fahrzeuge und Anhänger, die sich auf einem Betriebsgelände bewegen, einschließlich Einchecken, Positionierung auf dem Hof, Zuweisung zu Laderampen und Abfahrt. Dies sorgt für mehr Transparenz hinsichtlich Verzögerungen, die zwischen der Ankunft am Tor und dem Beladen auftreten.
• Transportmanagementsysteme: Diese Systeme verknüpfen Standortdaten mit Dispositionsplänen, Lieferterminen, Routenplanung und der Leistung der Spediteure und helfen den Fuhrparkteams dabei, wiederkehrende Terminverzögerungen im gesamten Betrieb zu erkennen.
• Plattformen für digitales Einchecken und Terminvereinbarungen: Diese ermöglichen es den Fahrern, ihre Ankunft über mobile Geräte, QR-Codes und Selbstbedienungsterminals zu registrieren. Außerdem können sie Lieferinformationen und Unterlagen erfassen, noch bevor der Lkw die Anlage erreicht.

Durch die Kombination dieser Instrumente ergibt sich ein umfassenderes Bild der Fahrzeugbewegungen. So können beispielsweise GPS-Daten zeigen, dass ein Lkw pünktlich angekommen ist, während aus den Aufzeichnungen des Lagermanagements hervorgeht, dass er auf die Zuweisung einer Laderampe gewartet hat.

3.   Daten analysieren, um Produktivitätsengpässe zu identifizieren

Das Erfassen von Zeitstempeln ist nur dann sinnvoll, wenn die Flottenteams die Informationen regelmäßig auswerten und auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse Maßnahmen ergreifen. Beginnen Sie damit, die Transportzeiten von Tor zu Tor über verschiedene Standorte, Schichten, Lieferarten und Spediteure hinweg zu vergleichen.

 Durchgehend lange Abfertigungszeiten könnten auf ineffiziente Sicherheitsverfahren oder unvollständige Lieferunterlagen hindeuten. Längere Wartezeiten zwischen der Abfertigung und der Zuweisung eines Laderampenplatzes könnten auf eine mangelhafte Terminplanung, begrenzte Laderampenkapazitäten oder eine unzureichende Personalplanung hindeuten.

 Zu den weiteren potenziellen Engpässen zählen Personalmangel, schlechte Terminplanung und mangelnde Kommunikation. Außerdem ist es wichtig, zwischen Verzögerungen, die im Einflussbereich einer Einrichtung liegen, und solchen, die durch externe Faktoren verursacht werden, zu unterscheiden. So sollten beispielsweise verspätete Anlieferungen aufgrund von Verkehrsbehinderungen nicht automatisch auf Ineffizienz im Lager zurückgeführt werden.

4.   Optimierung der Effizienz an der Laderampe

Die Effizienz der Laderampe wirkt sich direkt darauf aus, wie lange Lkw auf dem Gelände verweilen. Selbst wenn die Abfertigung am Tor und die Terminplanung effizient ablaufen, können schlecht koordinierte Be- und Entladevorgänge zu erheblichen Verzögerungen führen. Eine regelmäßige vorbeugende Wartung der Laderampenausrüstung, einschließlich Sektionaltore und Verladesysteme, kann zudem unerwartete Ausfallzeiten verhindern und die Mitarbeiter schützen. All dies kann sich auf die Effizienz auswirken.

 Die Betriebe sollten die Termine an den Laderampen auf die verfügbaren Flächen, den Personalbestand und die voraussichtlichen Umschlagzeiten abstimmen. Werden zu viele Fahrzeuge für denselben Zeitraum eingeplant, kann es zu Engpässen kommen, selbst wenn das Lager im restlichen Tagesverlauf über ausreichende Kapazitäten verfügt.

 Die Vorbereitung der Fracht vor der Ankunft des Lkw ist von entscheidender Bedeutung. Kommissionierung, Sortierung, Bereitstellung und Formalitäten sollten so weit wie möglich erledigt sein, bevor ein Fahrzeug die Laderampe erreicht. Dies reduziert Unterbrechungen und ermöglicht es dem Lagerpersonal, umgehend mit der Abfertigung der Fracht zu beginnen.

 Die Echtzeit-Übersicht über die Laderampen kann die Koordination verbessern. Wenn die Teams auf dem Hof und im Lager sehen können, welche Laderampen belegt, frei oder voraussichtlich bald frei sind, können sie ankommende Fahrzeuge effizienter zuweisen.

 Stellen Sie schließlich sicher, dass das erforderliche Personal und die notwendigen Fördergeräte bereitstehen, wenn die Lkw eintreffen. Ein Mangel an Gabelstaplern, fehlende Bestände und falsche Palettenkonfigurationen können die Verladezeiten verlängern.

5.   Verbesserung der Terminplanung und der Koordination bei der Ankunft

Eine ungleichmäßige Verteilung der Anlieferungen kann zu langen Warteschlangen führen, selbst wenn eine Anlage über ausreichende Rampenkapazitäten und Personal verfügt. Die Terminplanung hilft, dies zu vermeiden, indem sie die ankommenden Fahrzeuge auf die verfügbaren Servicefenster verteilt. Bei der Festlegung der Terminlängen sollten die Anlagen die Art und das Volumen der zu bearbeitenden Fracht berücksichtigen, anstatt für jede Anlieferung identische Zeitfenster zuzuweisen.

 Flottenteams können die Koordination verbessern, indem sie Termine vor der Abfahrt bestätigen und den empfangenden Einrichtungen die voraussichtlichen Ankunftszeiten mitteilen. Wenn Verkehrs- oder Streckenstörungen den Zeitplan eines Lkw beeinträchtigen, ermöglichen aktualisierte Ankunftsinformationen den Lagerteams, die Zuweisungen an die Laderampen anzupassen. Darüber hinaus können Verkehrsinformationen flexible Routenanpassungen auf der Grundlage von Echtzeitbedingungen ermöglichen.

 Eine dynamische Terminplanung kann weitere Verbesserungen bringen. Wenn ein Fahrzeug Verspätung hat oder eine Laderampe früher als erwartet frei wird, können die Termine angepasst werden, um Kapazitätsausfälle zu minimieren.

6.   Optimierung der Abfertigungs- und Abflugabläufe

Verwaltungsprozesse können die Gesamtverweildauer in der Anlage erheblich verlängern, insbesondere wenn Fahrer mehrere Büros aufsuchen, Informationen wiederholt angeben oder auf manuelle Genehmigungen warten müssen. Durch die Überprüfung von Dokumenten bereits vor der Ankunft lässt sich der Umfang der am Tor zu bearbeitenden Informationen reduzieren. Digitale Check-in-Systeme und elektronische Liefernachweise minimieren zudem den Papierkram und unnötige Verwaltungsschritte.

 Auch die Abfahrtsabläufe verdienen ähnliche Aufmerksamkeit. Es kann vorkommen, dass ein Lkw zwar bereits beladen ist, aber noch auf eine abschließende Unterschrift, eine Kontrolle oder die Genehmigung von Unterlagen wartet. Diese Verzögerungen verlängern die Gesamtdurchlaufzeit, obwohl die eigentlichen operativen Tätigkeiten bereits abgeschlossen sind. Standardisierte Sicherheitskontrollen, digitale Signaturen, automatisierte Fertigstellungsbenachrichtigungen und klare Verfahren zur Freigabe der Fahrzeuge können dazu beitragen, unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

7.   Leistungsbenchmarks festlegen und Fortschritte überwachen

Um die Wartezeiten der Fahrer zu verkürzen, sind kontinuierliche Messungen erforderlich. Flottenmanager sollten anhand historischer Daten von Tor zu Tor eine Leistungsbasis ermitteln, bevor sie betriebliche Änderungen einführen.

 Legen Sie auf dieser Grundlage realistische Ziele fest, die sich an der Kapazität der Anlage, den Eigenschaften der Fracht und den betrieblichen Anforderungen orientieren. Vermeiden Sie es, für jede Anlage das gleiche Umschlagziel festzulegen, da die Umschlaganforderungen erheblich variieren können.

 Bei einer regelmäßigen Leistungsbeurteilung sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Durchschnittliche Zeit von Gate zu Gate.
• Durchschnittliche Wartezeit in den einzelnen Phasen eines Besuchs in der Einrichtung.
• Be- und Entladezeiten nach Anlage.
• Prozentsatz der Fahrzeuge, die innerhalb ihres Terminfensters gewartet wurden.
• Wiederkehrende Verzögerungen nach Schicht, Standort und Lieferart.

 Teilen Sie diese Erkenntnisse mit Lagerleitern, Dispositionsteams und Spediteuren. Um die Durchlaufzeiten zu verbessern, ist oft eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erforderlich und nicht nur eine Anpassung des Flottenbetriebs.

Verkürzung der Wartezeiten für Fahrer durch bessere Übersicht

Durch die Erfassung der Wartezeiten der Fahrer erhalten die Fuhrparkteams einen besseren Einblick darin, wie effizient sich die Fahrzeuge innerhalb der Anlagen bewegen. Der eigentliche Nutzen liegt jedoch darin, diese Informationen zu nutzen, um Engpässe zu identifizieren und gezielte Verbesserungen vorzunehmen.