6 estrategias de gestión de flotas que mejorarán tus resultados

Los gestores de flotas del Reino Unido se enfrentan a retos financieros en múltiples frentes. El aumento de los costes operativos debido a la volatilidad de los precios del combustible, la creciente presión para la transformación hacia la sostenibilidad, la adquisición de vehículos que requiere una gran inversión de capital, la escasez crónica de personal cualificado y los paros imprevistos y prolongados afectan negativamente a los resultados.

Si ya ha invertido en soluciones básicas para optimizar las rutas, mejorar el rendimiento de los conductores, minimizar el consumo de combustible, supervisar el estado de los activos y programar el mantenimiento preventivo, pero no ha obtenido resultados significativos, considere la posibilidad de adoptar estas seis estrategias prácticas para obtener beneficios netos de forma constante.

1. Elaborar un plan detallado del ciclo de vida de la flota

Muchos profesionales del sector de las flotas consideran que los activos son un pozo sin fondo ineludible y se han resignado a su tendencia a agotar los recursos. Esta idea normaliza el consumo ineficiente de combustible, los costes de mantenimiento desmesuradamente elevados y los frecuentes periodos de inactividad debidos a averías repentinas. Los vehículos que no cumplen las normas de seguridad vial ponen en peligro la seguridad de los conductores y de la carga, lo que se traduce en un aumento de las primas de seguro en el futuro y en un daño duradero a la reputación.

Es fundamental desarrollar una estrategia estructurada para el ciclo de vida y la renovación de la flota, con el fin de retirar determinados vehículos antes de que supongan un lastre para las arcas de la empresa. Esto le ayuda a gestionar su presupuesto con prudencia, permitiéndole tomar decisiones fundamentadas basadas en objetivos a largo plazo, en lugar de en necesidades inmediatas.

Da prioridad al coste por kilómetro, la antigüedad del vehículo y el kilometraje. Estos indicadores clave señalan cuándo un activo es un buen candidato para su retirada, en lugar de esperar a que deje de funcionar. Este enfoque proactivo reduce el coste total de propiedad, lo que te permite revender los activos en declive mientras su valor sigue siendo relativamente alto. Los ingresos obtenidos de la venta pueden compensar el coste de adquisición e integración de vehículos con capacidades de automatización parcial en tu flota.

2. Potenciar las actividades de captación de personal

La escasez crónica de mano de obra en el sector logístico hace que aumenten los costes de gestión de flotas debido al incremento de los salarios, la prolongación de los tiempos de reparación de los vehículos y las pérdidas derivadas de los retrasos y el incumplimiento de los plazos. Este problema ya existía antes de la pandemia, y el Brexit no ha hecho más que agravarlo. En 2023, las organizaciones «UK in a Changing Europe» y «Centre for European Reform» estimaron que el Reino Unido registraba un déficit de 330 000 trabajadores tras el fin de la libre circulación.

La clave está en dar a conocer la logística como una carrera profesional apasionante desde la base. Los gestores de flotas podrían hacer más por dar a conocer el sector a los alumnos de primaria y secundaria. Explicar en qué consisten las labores de los conductores de vehículos pesados y los mecánicos, así como su contribución a la sociedad, puede aportar prestigio a estas profesiones. Los programas de formación profesional pueden dar excelentes resultados, ya que la encuesta de Logistics UK de 2022/2023 reveló que el 68 % de las personas interesadas en puestos de logística los buscan a través de estos programas.

3. Reducir los cuellos de botella en las instalaciones

Un diseño deficiente del lugar de trabajo es un problema subestimado en la gestión de flotas. Las ralentizaciones en el proceso de preparación de pedidos pueden desencadenar un efecto dominó que, en última instancia, aumenta los costes operativos. Pueden provocar un aumento del tiempo de inactividad, la infrautilización del personal, el incumplimiento de los plazos de entrega y la insatisfacción de los clientes. Las ineficiencias en los flujos de trabajo pueden obligarle a reasignar recursos, reorganizar a los conductores y los vehículos, y modificar las rutas para compensar los retrasos.

La desorganización relacionada con las instalaciones queda fuera del ámbito de competencia de los gestores de flotas. Es importante colaborar estrechamente con la dirección del almacén para mejorar el flujo lógico y la velocidad de movimiento de las mercancías dentro del espacio. Mejoras sencillas, como instalar suficientes lámparas LED de gran altura e instalar puertas que se abran a una velocidad de 61 centímetros por segundo, pueden reducir los errores y aumentar la productividad.

Aprovecha la tecnología para garantizar una comunicación clara. La adopción de una solución de software que integre o facilite la interoperabilidad entre los sistemas de gestión de almacenes y de flotas ofrece a todas las partes interesadas una visibilidad completa de las operaciones de cada departamento. La creación de un equipo multifuncional fomenta una cultura de colaboración y responsabilidad compartida, en la que todos asumen colectivamente la responsabilidad de los errores y se evita el juego de culpar a otros.

4. Modernizar los procesos de reparación

Es necesario adoptar un enfoque innovador y pragmático del mantenimiento de los vehículos para reducir los tiempos de inactividad no programados. Las revisiones preventivas y la programación automática del mantenimiento son fundamentales para prolongar la vida útil de los activos, pero la digitalización de las inspecciones y la optimización de las reparaciones son igualmente importantes para detectar a tiempo las señales de alerta, restablecer rápidamente la aptitud para circular de los activos y ayudar a los técnicos a trabajar de forma eficiente.

Las inspecciones previas al viaje realizadas a través del móvil son fundamentales para el mantenimiento preventivo de los activos y el cumplimiento normativo. Las aplicaciones recopilan datos en tiempo real, permiten a los conductores comunicar los problemas a la dirección y facilitan el mantenimiento de registros para su revisión, análisis y elaboración de informes. Las órdenes de trabajo digitales le ayudan a supervisar las reparaciones en toda su flota y a garantizar que ninguna de ellas afecte a los plazos de entrega.

Un equipo actualizado facilita el trabajo a tus técnicos y complementa las iniciativas destinadas a aprovechar sus puntos fuertes a la hora de asignar tareas. Las herramientas de diagnóstico más modernas pueden suponer un gasto considerable, pero también un gran ahorro de tiempo. Se amortizan por sí solas al reducir el desgaste prematuro de los componentes, prevenir averías y ayudarte a negociar tarifas de seguro más bajas. Toda nueva tecnología conlleva una curva de aprendizaje, por lo que es importante dar importancia a una formación adecuada para mejorar las competencias de tu personal en consecuencia.

5. Crea una red de mecánicos externos

Incluso los vehículos de flota en buen estado pueden sufrir averías durante el trayecto debido al estado de las carreteras en el Reino Unido. Según un informe de enero de 2024 basado en datos recopilados por 7 000 usuarios de la aplicación Stan, había 1,5 millones de baches en las calzadas británicas. Esta cifra solo abarcaba el 13 % de la red viaria del país, lo que sugiere que el número real de defectos podría ascender a 11,5 millones.

Las zonas con un clima más frío y húmedo son más propensas a presentar baches en el firme de las carreteras. Las administraciones locales rellenan millones de baches cada año, por lo que puede resultar complicado planificar las rutas con antelación para evitarlos. La integración de funciones autónomas en los vehículos de flota —como la detección de objetos basada en el aprendizaje profundo y la suspensión adaptativa— debería ser de ayuda, pero evitar los baches en tiempo real sigue siendo un reto constante.

Los gestores de flotas prudentes se anticipan a las averías, independientemente del buen estado de mantenimiento de sus vehículos, y se centran en garantizar la disponibilidad operativa. Colaboran con mecánicos móviles locales previamente autorizados y talleres de reparación de automóviles independientes para reparar los vehículos averiados, minimizar el tiempo de inactividad y fomentar la productividad y la seguridad de los conductores.

Selecciona a los técnicos de automoción autónomos comprobando sus credenciales, informándote sobre su especialización y verificando sus herramientas. Recurrir a mecánicos externos debería ser el último recurso, así que forma a tus conductores en la resolución básica de averías y dales el equipo adecuado.

6. Integrar los vehículos autónomos en las operaciones de la última milla

Dejar la entrega de última milla en manos de sistemas autónomos puede hacer que este aspecto fundamental de la logística sea más eficiente y menos costoso. Grandes empresas como Amazon, FedEx y UPS han aprovechado su gran capacidad financiera para poner en marcha proyectos piloto de entrega autónoma de última milla, demostrando que las furgonetas sin conductor y los drones podrían reducir de forma viable los costes operativos de la logística urbana y aumentar la satisfacción de los clientes.

Los proyectos piloto exitosos de integración de vehículos autónomos deberían animar a las organizaciones con flotas más pequeñas a innovar. Sin embargo, la elevada inversión inicial que se percibe es solo uno de los obstáculos a los que se enfrentan muchos gestores de flotas. La infraestructura, la normativa y la aceptación por parte de los consumidores también son factores importantes a tener en cuenta.

Afortunadamente, el Parlamento británico ha aprobado la Ley de Vehículos Automatizados de 2024 para sentar las bases normativas de las operaciones autónomas de la última milla. En junio de 2025, la diputada Lilian Greenwood informó de que el Gobierno seguía trabajando en las directrices, lo que indicaba que los responsables políticos no estaban tomando atajos para ganarse la confianza de las partes interesadas una vez que se aplicara la ley.

Aplicar estrategias para maximizar el tiempo de actividad de la flota

La reorganización de las operaciones de su flota es fundamental para mejorar sus resultados, pero cualquier cambio conlleva tanto oportunidades como riesgos. Los responsables pueden probar diversas estrategias, desde planes detallados de ciclo de vida hasta la integración de vehículos autónomos. Con visión de futuro, innovación, creatividad, colaboración, pragmatismo e ingenio, podrá resolver los problemas más acuciantes y superar los nuevos retos para alcanzar la rentabilidad.